Sidosryhmien muistaminen huomionosoituksin valtionhallinnossa - jatkotoimintasuositukset Valtiokonttorille
Kovanen, Paula (2010)
Kovanen, Paula
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201003125612
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201003125612
Tiivistelmä
Huomionosoitukset ovat tärkeä osa organisaatioiden sidosryhmäviestintää ja niiden avulla voidaan edistää organisaation tunnettavuutta ja vahvistaa sen imagoa. Huomionosoituksien suunnittelussa lähdetään liikkeelle organisaation kokonaisstrategiasta – millaisen kuvan organisaatio haluaa itsestään antaa. Onnistuessaan huomionosoitukset tukevat organisaation kokonaisviestiä, lisäävät tunnettavuutta ja luovat positiivista mielikuvaa eri sidosryhmille.
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää miten sidosryhmiä muistetaan huomionosoituksin valtionhallinnossa. Kyseessä oli ensimmäinen aiheesta tehty tutkimus. Tutkimus toteutettiin heinä-elokuussa 2009 anonyymisti sähköisenä kyselytutkimuksena, jonka kohderyhmänä olivat ministeriöt ja valtion virastot ja laitokset. Kyselyyn vastasi 79 organisaatiota ja vastausprosentti oli 58, joten tuloksia voidaan pitää kattavina.
Tutkimustulosten mukaan 92 % valtionhallinnon organisaatioista antaa huomionosoituksia sidosryhmilleen. Organisaatioille tärkeimpiä sidosryhmiä, yhteistyökumppaneita ja henkilöstöä, muistetaan etenkin henkilökohtaisten saavutusten ansiosta laadukkailla huomionosoituksilla. Huomionosoituksiin liittyvät käytännön asiat hoidetaan pääosin ohjeistetusti ja huomionosoituksien antamista seurataan. Vuosien varrella huomionosoituksien antamisessa ei ole tapahtunut suuria muutoksia ja tulevaisuudessa niiden antamista aiotaankin jatkaa, koska se koetaan tärkeänä osana organisaation sidosryhmätoimintaa.
Tutkimuksen lisäksi laadittiin toimeksiantajaorganisaatio Valtiokonttorille jatkotoimintasuositukset sen eri toimialojen ja yksiköiden yhtenäisen huomionosoitusperheen suunnittelusta ja siihen liittyvien käytännön asioiden hoitamisesta. Valtiokonttorin tulisi yhtenäisen huomionosoitusperheen suunnittelussa käyttää riittävästi resursseja suunnitteluvaiheeseen, laatia ohjeistus yleisistä periaatteista ja käytännöistä sekä ylläpitää huomionosoitusrekisteriä. Huomionosoitukset kannattaa jaotella antotilanteen mukaan ja niissä tulee huomioida ympäristöystävällisyys ja pakkausmateriaalien yhteneväisyys. Valtiokonttorin logo on hyvä tuoda esille, mutta hillitysti.
Tutkimus toi uutta tietoa yhteiskunnalle, ja sen tuloksia sekä Valtiokonttorille laadittuja jatkotoimintasuosituksia voidaan hyödyntää toimeksiantajaorganisaation lisäksi soveltuvin osin myös muissa valtionhallinnon ja yksityisen sektorin organisaatioissa huomionosoitusperhettä ja siihen liittyvien käytännön asioiden hoitoa suunniteltaessa.
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää miten sidosryhmiä muistetaan huomionosoituksin valtionhallinnossa. Kyseessä oli ensimmäinen aiheesta tehty tutkimus. Tutkimus toteutettiin heinä-elokuussa 2009 anonyymisti sähköisenä kyselytutkimuksena, jonka kohderyhmänä olivat ministeriöt ja valtion virastot ja laitokset. Kyselyyn vastasi 79 organisaatiota ja vastausprosentti oli 58, joten tuloksia voidaan pitää kattavina.
Tutkimustulosten mukaan 92 % valtionhallinnon organisaatioista antaa huomionosoituksia sidosryhmilleen. Organisaatioille tärkeimpiä sidosryhmiä, yhteistyökumppaneita ja henkilöstöä, muistetaan etenkin henkilökohtaisten saavutusten ansiosta laadukkailla huomionosoituksilla. Huomionosoituksiin liittyvät käytännön asiat hoidetaan pääosin ohjeistetusti ja huomionosoituksien antamista seurataan. Vuosien varrella huomionosoituksien antamisessa ei ole tapahtunut suuria muutoksia ja tulevaisuudessa niiden antamista aiotaankin jatkaa, koska se koetaan tärkeänä osana organisaation sidosryhmätoimintaa.
Tutkimuksen lisäksi laadittiin toimeksiantajaorganisaatio Valtiokonttorille jatkotoimintasuositukset sen eri toimialojen ja yksiköiden yhtenäisen huomionosoitusperheen suunnittelusta ja siihen liittyvien käytännön asioiden hoitamisesta. Valtiokonttorin tulisi yhtenäisen huomionosoitusperheen suunnittelussa käyttää riittävästi resursseja suunnitteluvaiheeseen, laatia ohjeistus yleisistä periaatteista ja käytännöistä sekä ylläpitää huomionosoitusrekisteriä. Huomionosoitukset kannattaa jaotella antotilanteen mukaan ja niissä tulee huomioida ympäristöystävällisyys ja pakkausmateriaalien yhteneväisyys. Valtiokonttorin logo on hyvä tuoda esille, mutta hillitysti.
Tutkimus toi uutta tietoa yhteiskunnalle, ja sen tuloksia sekä Valtiokonttorille laadittuja jatkotoimintasuosituksia voidaan hyödyntää toimeksiantajaorganisaation lisäksi soveltuvin osin myös muissa valtionhallinnon ja yksityisen sektorin organisaatioissa huomionosoitusperhettä ja siihen liittyvien käytännön asioiden hoitoa suunniteltaessa.