Tiedonhallinnan kehittäminen tietotyössä työyhteisöviestinnän avulla – Case Yritys X
Pukki, Riina (2016)
Pukki, Riina
Saimaan ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016061012729
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016061012729
Tiivistelmä
Tiedonhallinta puhuttaa paljon nykypäivän työyhteisöissä. Menestyäkseen ja selviytyäkseen muuttuvassa maailmassa, tulee yrityksen tiedonhallinnan olla kunnossa.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, kuinka tiedonhallintaa on mahdollista kehittää. Kehittämistyö toteutettiin toimeksiantona case-yrityksen asiakaspalveluyksikölle. Asiakaspalveluyksikön työtä voidaan luonnehtia tietotyöksi. Tietotyö on työtä, johon kuuluu tiedon tuottamista, jakamista ja välittämistä tietotekniikkaa hyödyntäen. Työn tavoitteena oli tutkia, miten tiedonhallintaa voidaan kehittää ja miten viestintää voidaan käyttää apuna tiedonhallinnan parantamisessa. Tavoitteena oli myös laatia kehityssuunnitelma, jonka myötä tiedonhallintaa voidaan lähteä kehittämään case-yrityksessä.
Opinnäytetyön varsinaista tutkimusta edelsi esiselvitys. Kvantitatiivisena tutkimuksena toteutetun esiselvityksen avulla tutkittiin ongelmakohtia kohdeyrityksen asiakaspalveluosaston sisäisessä viestinnässä ja sen tiedon kulussa. Tulokset auttoivat hahmottamaan suurimmat haasteet tiedon kulussa. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys on rakennettu tutkimalla tiedonhallinnan ja työyhteisöviestinnän teoriaa. Aihepiirin ollessa laaja, myös kirjallisuutta, julkaisuja ja artikkeleita on käytetty laaja-alaisesti. Työn empiirinen tutkimus on suoritettu Benchmarking –menetelmää hyödyntäen, eli vertailemalla omaa toimintaa valitun esikuvan toimintaan.
Benchmarking –tutkimuksen avulla saatiin laaja aineisto analysoitavaksi valitulta esikuvalta, jota vertailtiin omaan toimintaan. Teoreettisen viitekehyksen tukemana ja empiirisen tutkimuksen myötä voidaan todeta, että viestinnällä ja viestinnän kanavilla on iso vaikutus tiedonhallinnan onnistumisessa organisaatiossa. Tässä tutkimustyössä todettiin, että ajoissa laadittu viestintästrategia toimii työyhteisön viestinnän suunnannäyttäjänä ja sitä myöten auttaa myös työntekijöitä jakamaan, löytämään ja tuottamaan tietoa sujuvammin. Onnistuneen viestintästrategian hoito edellyttää kuitenkin myös aikaa ja vastuuhenkilön. Opinnäytetyön tuloksena syntyi myös kehityssuunnitelma eli pohja viestintästrategialle, jota on mahdollista soveltaa myös muissa vastaavissa tietotyöympäristöissä.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, kuinka tiedonhallintaa on mahdollista kehittää. Kehittämistyö toteutettiin toimeksiantona case-yrityksen asiakaspalveluyksikölle. Asiakaspalveluyksikön työtä voidaan luonnehtia tietotyöksi. Tietotyö on työtä, johon kuuluu tiedon tuottamista, jakamista ja välittämistä tietotekniikkaa hyödyntäen. Työn tavoitteena oli tutkia, miten tiedonhallintaa voidaan kehittää ja miten viestintää voidaan käyttää apuna tiedonhallinnan parantamisessa. Tavoitteena oli myös laatia kehityssuunnitelma, jonka myötä tiedonhallintaa voidaan lähteä kehittämään case-yrityksessä.
Opinnäytetyön varsinaista tutkimusta edelsi esiselvitys. Kvantitatiivisena tutkimuksena toteutetun esiselvityksen avulla tutkittiin ongelmakohtia kohdeyrityksen asiakaspalveluosaston sisäisessä viestinnässä ja sen tiedon kulussa. Tulokset auttoivat hahmottamaan suurimmat haasteet tiedon kulussa. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys on rakennettu tutkimalla tiedonhallinnan ja työyhteisöviestinnän teoriaa. Aihepiirin ollessa laaja, myös kirjallisuutta, julkaisuja ja artikkeleita on käytetty laaja-alaisesti. Työn empiirinen tutkimus on suoritettu Benchmarking –menetelmää hyödyntäen, eli vertailemalla omaa toimintaa valitun esikuvan toimintaan.
Benchmarking –tutkimuksen avulla saatiin laaja aineisto analysoitavaksi valitulta esikuvalta, jota vertailtiin omaan toimintaan. Teoreettisen viitekehyksen tukemana ja empiirisen tutkimuksen myötä voidaan todeta, että viestinnällä ja viestinnän kanavilla on iso vaikutus tiedonhallinnan onnistumisessa organisaatiossa. Tässä tutkimustyössä todettiin, että ajoissa laadittu viestintästrategia toimii työyhteisön viestinnän suunnannäyttäjänä ja sitä myöten auttaa myös työntekijöitä jakamaan, löytämään ja tuottamaan tietoa sujuvammin. Onnistuneen viestintästrategian hoito edellyttää kuitenkin myös aikaa ja vastuuhenkilön. Opinnäytetyön tuloksena syntyi myös kehityssuunnitelma eli pohja viestintästrategialle, jota on mahdollista soveltaa myös muissa vastaavissa tietotyöympäristöissä.