Tietohallinto - palvelua asiakkaille : Helsingin kaupungin rakennusviraston tietohallinnon palvelujen kehittäminen
Vuorinen, Kari (2016)
Vuorinen, Kari
Hämeen ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016102815510
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016102815510
Tiivistelmä
Tietotekniikan merkitys työelämässä on kasvanut. Muutos perinteisestä paperin siirtelystä kohti sähköisiä toimintatapoja vaatii uutta osaamista, uusia välineitä ja uutta johtamista. Tämä tutkimus tehtiin Helsingin kaupungin rakennusvirastolle, joka on noin 480 henkilön asiantuntijaorganisaatio. Tutkimuksen lähtötilanteessa viraston tietotekniikkapalveluyksikön toiminta ei enää, organisaation johdon käsityksen mukaan, vastannut tämän päivän toiminnan asettamia vaatimuksia. Tavoitteena oli selvittää tietohallinnon nykytilaa, tehdä tältä pohjalta tietohallinnon kehittämissuunnitelma, toimeenpanna kehittämistoimenpiteitä ja lopuksi mitata muutoksien onnistumista. Edellytyksenä tehtävän onnistumiselle oli tuoda myös tietohallinnon johtaminen vastaamaan nykyhetken vaatimuksia. Työ toteutettiin toimintatutkimuksen avulla. Tutkimuksen toteutti tietohallintopäällikön sijainen. Tutkimus kattaa rakennusviraston tietohallinnon kehittämisen vuoden 2015 alusta vuoden 2016 syyskuun alkuun.
Tutkimuksessa sovellettiin organisaation oppimisen, strategisen johtamisen, muutoksen johtamisen, osaamisen johtamisen ja henkilöstön johtamisen teorioita. Johtamisen muutoksessa otettiin käyttöön tietohallintoyksikön viikkopalaverit, kehittämispäivät ja kannustava johtaminen yhdistettynä henkilökohtaisiin kehityskeskusteluihin. Tietohallintopalveluiden kehittäminen sisälsi tietohallintopalveluiden nykytilan kartoituksen, jossa hyödynnettiin teemahaastatteluja, havainnointia ja tilannekuva-arviomenetelmää. Kerätyn aineiston perusteella suunniteltiin toimenpiteet, muodostettiin projektit, pidettiin työpajat, valmisteltiin päätösesitykset, toteutettiin tehdyt päätökset toiminnan muutoksien avulla, mitattiin muutoksien vaikutukset kyselyn avulla ja lopuksi analysoitiin tulokset.
Yhteenvetona tuloksista, tietohallinnon palvelut ja palvelujen johtaminen olivat parantuneet lähtötilanteesta. Osaamisen ja muutoksen johtaminen ovat välttämättömiä palvelujen parantamisessa. Tutkimuksen menetelmiä voi suositella käyttökelpoisina työkaluina myös muihin tietohallintoihin. Tietohallinto on palvelua, jossa asiakkaat on muistettava tuoda keskiöön.
Tutkimuksessa sovellettiin organisaation oppimisen, strategisen johtamisen, muutoksen johtamisen, osaamisen johtamisen ja henkilöstön johtamisen teorioita. Johtamisen muutoksessa otettiin käyttöön tietohallintoyksikön viikkopalaverit, kehittämispäivät ja kannustava johtaminen yhdistettynä henkilökohtaisiin kehityskeskusteluihin. Tietohallintopalveluiden kehittäminen sisälsi tietohallintopalveluiden nykytilan kartoituksen, jossa hyödynnettiin teemahaastatteluja, havainnointia ja tilannekuva-arviomenetelmää. Kerätyn aineiston perusteella suunniteltiin toimenpiteet, muodostettiin projektit, pidettiin työpajat, valmisteltiin päätösesitykset, toteutettiin tehdyt päätökset toiminnan muutoksien avulla, mitattiin muutoksien vaikutukset kyselyn avulla ja lopuksi analysoitiin tulokset.
Yhteenvetona tuloksista, tietohallinnon palvelut ja palvelujen johtaminen olivat parantuneet lähtötilanteesta. Osaamisen ja muutoksen johtaminen ovat välttämättömiä palvelujen parantamisessa. Tutkimuksen menetelmiä voi suositella käyttökelpoisina työkaluina myös muihin tietohallintoihin. Tietohallinto on palvelua, jossa asiakkaat on muistettava tuoda keskiöön.