Matka- ja kulujenhallintaohjelmiston tehostamisella kohti kustannussäästöjä
Rautiainen, Sami (2016)
Rautiainen, Sami
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112918182
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112918182
Tiivistelmä
Tutkimusongelmana oli selvittää Visma Enterprise Oy:n SaaS-palveluna toimittaman M2 -matka- ja kulujenhallintaohjelmiston käytettävyyttä ja nykyisten prosessin toimivuutta Helen-konsernissa. Tutkimustuloksia oli tarkoitus pystyä hyödyntämään prosessien kehittämiseen ja järjestelmän toiminnallisuuksien parantamiseen. Tavoitteena oli löytää kehityskohteita, joiden toteuttamisella saataisiin aikaan aidosti kustannussäästöjä. Yksi erikseen mainittava tällainen kehityskohde oli tarkastella M2-mobiiliratkaisun hyödynnettävyyttä.
Tutkimus käsitti matkanhallintaprosessiin liittyvät työvälineet ja – vaiheet, kulu- ja kilometriveloitusten toimintatavat sekä luottokorttitapahtumien käsittelyyn liittyvät tehtävät. Näitä työvaiheita tutkimalla oli tarkoitus löytää kehityskohteita, joiden avulla voitaisiin saada M2-järjestelmä kokonaisuudessaan tehokkaampaan käyttöön, parannettua siihen liittyviä prosesseja sekä pyrkiä hyödyntämään tehokkaasti M2-mobiiliratkaisua työasemaversion rinnalla.
Valitsin kehittämiskohteen lähestymistavaksi konstruktiivisen tutkimuksen, koska se soveltui parhaiten tällaiseen tutkimukseen. Tarkoitus oli löytää kehityskohteita nykyisistä prosesseista ja M2-järjestelmästä. Näistä kehityskohteista luotiin tutkimustulosten perusteella kehityshankkeita, joita lähdettiin viemään eteenpäin jo tutkimuksen toisen vaiheen aikana. Kehittämiskohteen tutkiminen vaati M2-järjestelmän hyvää tuntemista, nykyisten prosessien analysointia ja järjestelmän potentiaalin hyödyntämisen arviointia.
Tutkimus toteutettiin kaksivaiheisesti. Ensimmäisessä vaiheessa suurelle joukolle tehdyn käyttäjäkyselyn avulla saatiin näkemykset M2-järjestelmän ja prosessien toimivuudesta sekä arvio mobiiliratkaisun hyödynnettävyydestä eri toiminnallisuuksiin. Toisessa vaiheessa syvennettiin näitä näkemyksiä ryhmä- ja henkilöhaastatteluiden avulla.
Tehdyn kaksivaiheisen tutkimuksen perusteella kehityskohteiksi nostettiin seuraavat asiat / tehtävät, joiden toteuttamisella on mahdollista saada aikaan kustannussäästöjä organisaation
eri tasoilla tehostuneina työtapoina:
1) Ohjeistuksen parantaminen
2) Prosessitietämyksen lisääminen
3) Järjestelmän muutosmahdollisuuksien selvittäminen
4) M2-mobiiliratkaisun käyttöönottaminen
Tutkimus käsitti matkanhallintaprosessiin liittyvät työvälineet ja – vaiheet, kulu- ja kilometriveloitusten toimintatavat sekä luottokorttitapahtumien käsittelyyn liittyvät tehtävät. Näitä työvaiheita tutkimalla oli tarkoitus löytää kehityskohteita, joiden avulla voitaisiin saada M2-järjestelmä kokonaisuudessaan tehokkaampaan käyttöön, parannettua siihen liittyviä prosesseja sekä pyrkiä hyödyntämään tehokkaasti M2-mobiiliratkaisua työasemaversion rinnalla.
Valitsin kehittämiskohteen lähestymistavaksi konstruktiivisen tutkimuksen, koska se soveltui parhaiten tällaiseen tutkimukseen. Tarkoitus oli löytää kehityskohteita nykyisistä prosesseista ja M2-järjestelmästä. Näistä kehityskohteista luotiin tutkimustulosten perusteella kehityshankkeita, joita lähdettiin viemään eteenpäin jo tutkimuksen toisen vaiheen aikana. Kehittämiskohteen tutkiminen vaati M2-järjestelmän hyvää tuntemista, nykyisten prosessien analysointia ja järjestelmän potentiaalin hyödyntämisen arviointia.
Tutkimus toteutettiin kaksivaiheisesti. Ensimmäisessä vaiheessa suurelle joukolle tehdyn käyttäjäkyselyn avulla saatiin näkemykset M2-järjestelmän ja prosessien toimivuudesta sekä arvio mobiiliratkaisun hyödynnettävyydestä eri toiminnallisuuksiin. Toisessa vaiheessa syvennettiin näitä näkemyksiä ryhmä- ja henkilöhaastatteluiden avulla.
Tehdyn kaksivaiheisen tutkimuksen perusteella kehityskohteiksi nostettiin seuraavat asiat / tehtävät, joiden toteuttamisella on mahdollista saada aikaan kustannussäästöjä organisaation
eri tasoilla tehostuneina työtapoina:
1) Ohjeistuksen parantaminen
2) Prosessitietämyksen lisääminen
3) Järjestelmän muutosmahdollisuuksien selvittäminen
4) M2-mobiiliratkaisun käyttöönottaminen