Hankintaprosessin kehittäminen : Invalidisäätiö
Jokimäki, Mika (2016)
Jokimäki, Mika
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016120519131
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016120519131
Tiivistelmä
Kehittämistyön tavoitteena oli luoda yhtenäinen hankintaprosessi koko Invalidisäätiölle, mikä selkeyttäisi ja nopeuttaisi hankintojen tekemistä. Uudella prosessilla tavoiteltiin myös selvää rahallista säästöä ja pyrittiin vähentämään villiä hankintaa. Prosessissa oli myös tarkoitus ottaa selkeämmin kantaa, milloin hankinnasta tulisi julkinen. Työn aikana tehtiin kartoitus säätiön hankintatoimen nykytilasta ja mietittiin hankintastrategiaa.
Tutkimus tehtiin toimintatutkimuksena. Tutkimuksen viitekehys koostui Kraljicin matriisista, julkisten hankintojen laista, vertailukehittämisestä eli benchmarking ja prosessin kehittämisestä. Kehittämismenetelminä käytettiin haastatteluita, kyselyitä, Best in Class -itsearviointityökalua, spend- ja ABC-analyysejä.
Kehittämistyön tuloksena saatiin luotua Invalidisäätiölle uusi yhtenäinen hankintaprosessi. Säätiölle tehtiin hankintakäsikirja, johon oli kuvattu hankintaprosessi, ohjeistus julkisten hankintojen tekemiseen ja reklamointiin. Hankintojen seuraamista varten tehtiin spend-analyysi. Tulevaisuuden hankintastrategiaa varten hankinnat sijoitettiin Kraljicin matriisiin.
Jatkotoimenpiteenä Invalidisäätiössä harkitaan hankinnasta maksuun ohjelmiston käyttöönottoa. Uuden prosessin ansiosta hankintojen laskujen käsittelyaika lyhenee huomattavasti. Hankinnan ennakkohyväksynnän ansiosta budjetin seuranta helpottuu. Uusi prosessi ohjaa myös suunnitellumpaan hankintaan.
Tutkimus tehtiin toimintatutkimuksena. Tutkimuksen viitekehys koostui Kraljicin matriisista, julkisten hankintojen laista, vertailukehittämisestä eli benchmarking ja prosessin kehittämisestä. Kehittämismenetelminä käytettiin haastatteluita, kyselyitä, Best in Class -itsearviointityökalua, spend- ja ABC-analyysejä.
Kehittämistyön tuloksena saatiin luotua Invalidisäätiölle uusi yhtenäinen hankintaprosessi. Säätiölle tehtiin hankintakäsikirja, johon oli kuvattu hankintaprosessi, ohjeistus julkisten hankintojen tekemiseen ja reklamointiin. Hankintojen seuraamista varten tehtiin spend-analyysi. Tulevaisuuden hankintastrategiaa varten hankinnat sijoitettiin Kraljicin matriisiin.
Jatkotoimenpiteenä Invalidisäätiössä harkitaan hankinnasta maksuun ohjelmiston käyttöönottoa. Uuden prosessin ansiosta hankintojen laskujen käsittelyaika lyhenee huomattavasti. Hankinnan ennakkohyväksynnän ansiosta budjetin seuranta helpottuu. Uusi prosessi ohjaa myös suunnitellumpaan hankintaan.