Pienen tilitoimiston taloushallintojärjestelmän hankintaprosessi : Case: JTR Talouspalvelut
Rytkönen, Taru (2017)
Rytkönen, Taru
Jyväskylän ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201704205024
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201704205024
Tiivistelmä
JTR Talouspalvelut on syksyllä 2015 perustettu pieni tilitoimisto. Yritys on perheyritys, jonka toiminta on laajenemassa. Toiminnan laajenemisen ja taloushallintoalan digitalisoitumisen vuoksi yrityksessä on päädytty hankkimaan vähintään yksi pilvipalveluna toimiva sähköisen taloushallinnon kumppani ja ohjelmisto.
Teoreettisen viitekehyksen ensimmäisessä osassa käsiteltiin tilitoimiston palveluja ja niiden käyttämiä taloushallinnon tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmien osalta kuvattiin millaisia vaatimuksia tilitoimistojärjestelmille voidaan asettaa. Toisessa osassa käsiteltiin ohjelmiston hankintaprosessia ja sen vaiheita. Tutkimusstrategiseksi metodiksi valittiin toimintatutkimus. Tutkija osallistui tiiviisti tutkimuksen kaikkiin vaiheisiin sekä tutkijana että hankintaprosessin käytännön toteuttajana.
Empiirisen tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin markkinoilla olevat potentiaaliset järjestelmät ja toimittajat. Toisessa vaiheessa oli ohjelmistoesittelyt eli toimittajien avoimet haastattelut. Kolmannessa vaiheessa järjestettiin tarjouskierros. Tarjousten analysoinnin jälkeen valittiin testattavat ohjelmistot. Ohjelmistot ja toimittajat arvioitiin numeroarvioinnilla asetettujen kriteerien mukaisesti.
Tutkimuksen tuloksena toimeksiantaja valitsi järjestelmiksi Procountor- ja TaseSampo-järjestelmät. Ensiarvoisen tärkeää tietojärjestelmän hankinnassa on tarpeiden kartoitus ja vaatimusmäärittelyn laatiminen. Tämän tutkimuksen lisäarvo aikaisempiin tutkimuksiin nähden on hankintaprosessin kuvaus kokonaisuudessaan sekä vaatimusmäärittely pienen tilitoimiston näkökulmasta.
Teoreettisen viitekehyksen ensimmäisessä osassa käsiteltiin tilitoimiston palveluja ja niiden käyttämiä taloushallinnon tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmien osalta kuvattiin millaisia vaatimuksia tilitoimistojärjestelmille voidaan asettaa. Toisessa osassa käsiteltiin ohjelmiston hankintaprosessia ja sen vaiheita. Tutkimusstrategiseksi metodiksi valittiin toimintatutkimus. Tutkija osallistui tiiviisti tutkimuksen kaikkiin vaiheisiin sekä tutkijana että hankintaprosessin käytännön toteuttajana.
Empiirisen tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin markkinoilla olevat potentiaaliset järjestelmät ja toimittajat. Toisessa vaiheessa oli ohjelmistoesittelyt eli toimittajien avoimet haastattelut. Kolmannessa vaiheessa järjestettiin tarjouskierros. Tarjousten analysoinnin jälkeen valittiin testattavat ohjelmistot. Ohjelmistot ja toimittajat arvioitiin numeroarvioinnilla asetettujen kriteerien mukaisesti.
Tutkimuksen tuloksena toimeksiantaja valitsi järjestelmiksi Procountor- ja TaseSampo-järjestelmät. Ensiarvoisen tärkeää tietojärjestelmän hankinnassa on tarpeiden kartoitus ja vaatimusmäärittelyn laatiminen. Tämän tutkimuksen lisäarvo aikaisempiin tutkimuksiin nähden on hankintaprosessin kuvaus kokonaisuudessaan sekä vaatimusmäärittely pienen tilitoimiston näkökulmasta.