Dynaaminen metatieto tiedonhallinnassa
Lamminaho, Marko (2017)
Lamminaho, Marko
Oulun ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705117766
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705117766
Tiivistelmä
Tiedon määrä ympärillämme kasvaa voimakkaasti. Organisaatioiden toiminta on yhä tietokeskeisempää, joten tiedosta on muodostunut organisaatioiden toiminnalle kriittinen elementti. Tiedonhallinnan menetelmillä voidaan parantaa tietojen hyödynnettävyyttä. Tässä opinnäytetyössä perehdytään tiedonhallinnan toteuttamiseen metatiedon avulla. Opinnäytetyö tehtiin ilman ulkoista toimeksiantoa.
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää dynaamista metatietoa tiedonhallinnassa. Yleisesti määriteltynä metatieto kuvailee kohdettaan. Tiedonhallinnan kontekstissa metatiedolla tarkoitetaan tietoa kuvailevaa oheistietoa, jonka avulla on mahdollista tuottaa lisäarvoa tiedonhallinnan toteutumiselle, kuten tiedon luokittelulle ja järjestämiselle. Dynaamisella metatiedolla tarkoitetaan metatietorakenteen muutoksia, tietosisällön mukaan automaattisesti muuttuvaa metatietoa sekä metatiedon perusteella dynaamisesti muodostuvia sisältönäkymiä. Tarpeisiin mukautuva automatisoitu tiedonhallintaratkaisu lisää tiedon elinkaaren aikaisten lisäarvojen saavuttamista. Tutkimuksen hypoteesina oli, että dynaaminen metatieto tehostaa tiedonhallinnan toteutumista. Tiedon elinkaaren aikaisten muuttuvien käyttötarpeiden oletetaan toteutuvan joustavammin dynaamisen metatiedon avulla.
Tutkimuksen tietoperustan muodostavat kirjallisuuden, digitaalisten lähteiden ja tutkijan kokemusperäiset tiedot. Tietoperusta rakentuu ymmärrykselle tiedosta sen eri muodoissa. Tunnistamalla tiedon erilaiset ilmentymät ja rakenteet, voidaan tiedonhallinnalle asettaa vaatimuksia. Tietoperusta selittää metatiedon, ja dynaamisen metatiedon merkityksen tiedonhallinnan toteuttamisessa. Tietoperustassa määritettyä dynaamista metatietoa testattiin toiminnallisilla testeillä M-Files -tiedonhallintajärjestelmässä hypoteesin todentamiseksi. Testitapaukset perustuivat suunniteltuihin käyttötapauksiin, ja testihavainnot raportoitiin seikkaperäisesti.
Tutkimuksen perusteella todettiin, että dynaaminen metatieto parantaa tiedonhallinnan tehokasta toteutumista. Dynaaminen metatietorakenne mahdollistaa tiedon elinkaaren aikaiset muuttuvat tarpeet, ja dynaamiset näkymät järjestävät tiedot eri ominaisuuksien avulla. Tietosisällön perusteella automaattisesti muuttuvan metatiedon testialueella tehdyissä testeissä havaittiin kehittämistarpeita. Tutkimustulokset olivat osittain selitettävissä käytetyn M-Files -järjestelmän ominaisuuksilla. Testitapausten perusteella metatietojen periytymisen kyvykkyyttä kaksisuuntaiseen toimintaan, sekä toimisto-ohjelmistojen sisäisten metatietojen käytettävyyttä tulisi selvittää edelleen. Tutkimuksessa ei tehty vertailevaa tutkimusta muilla tiedonhallintajärjestelmillä. Vertailututkimuksella olisi mahdollista selvittää muiden tiedonhallintajärjestelmien kyvykkyys käyttämällä tämän tutkimuksen testitapauksia.
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää dynaamista metatietoa tiedonhallinnassa. Yleisesti määriteltynä metatieto kuvailee kohdettaan. Tiedonhallinnan kontekstissa metatiedolla tarkoitetaan tietoa kuvailevaa oheistietoa, jonka avulla on mahdollista tuottaa lisäarvoa tiedonhallinnan toteutumiselle, kuten tiedon luokittelulle ja järjestämiselle. Dynaamisella metatiedolla tarkoitetaan metatietorakenteen muutoksia, tietosisällön mukaan automaattisesti muuttuvaa metatietoa sekä metatiedon perusteella dynaamisesti muodostuvia sisältönäkymiä. Tarpeisiin mukautuva automatisoitu tiedonhallintaratkaisu lisää tiedon elinkaaren aikaisten lisäarvojen saavuttamista. Tutkimuksen hypoteesina oli, että dynaaminen metatieto tehostaa tiedonhallinnan toteutumista. Tiedon elinkaaren aikaisten muuttuvien käyttötarpeiden oletetaan toteutuvan joustavammin dynaamisen metatiedon avulla.
Tutkimuksen tietoperustan muodostavat kirjallisuuden, digitaalisten lähteiden ja tutkijan kokemusperäiset tiedot. Tietoperusta rakentuu ymmärrykselle tiedosta sen eri muodoissa. Tunnistamalla tiedon erilaiset ilmentymät ja rakenteet, voidaan tiedonhallinnalle asettaa vaatimuksia. Tietoperusta selittää metatiedon, ja dynaamisen metatiedon merkityksen tiedonhallinnan toteuttamisessa. Tietoperustassa määritettyä dynaamista metatietoa testattiin toiminnallisilla testeillä M-Files -tiedonhallintajärjestelmässä hypoteesin todentamiseksi. Testitapaukset perustuivat suunniteltuihin käyttötapauksiin, ja testihavainnot raportoitiin seikkaperäisesti.
Tutkimuksen perusteella todettiin, että dynaaminen metatieto parantaa tiedonhallinnan tehokasta toteutumista. Dynaaminen metatietorakenne mahdollistaa tiedon elinkaaren aikaiset muuttuvat tarpeet, ja dynaamiset näkymät järjestävät tiedot eri ominaisuuksien avulla. Tietosisällön perusteella automaattisesti muuttuvan metatiedon testialueella tehdyissä testeissä havaittiin kehittämistarpeita. Tutkimustulokset olivat osittain selitettävissä käytetyn M-Files -järjestelmän ominaisuuksilla. Testitapausten perusteella metatietojen periytymisen kyvykkyyttä kaksisuuntaiseen toimintaan, sekä toimisto-ohjelmistojen sisäisten metatietojen käytettävyyttä tulisi selvittää edelleen. Tutkimuksessa ei tehty vertailevaa tutkimusta muilla tiedonhallintajärjestelmillä. Vertailututkimuksella olisi mahdollista selvittää muiden tiedonhallintajärjestelmien kyvykkyys käyttämällä tämän tutkimuksen testitapauksia.