HR-tiedon hyödyntäminen johtamisen tukena
Ahonen, Emma (2017)
Ahonen, Emma
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705168421
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705168421
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on tehty puolustusministeriön toimeksiantona. Opinnäytetyön tuloksena on kuvaus siitä, miten puolustusministeriön esimiehet hyödyntävät HR-tietoja nykytilassa ja kehitysideoita siitä, miten HR-tietoa voisi hyödyntää tehokkaammin tulevaisuudessa. Tutkimuksessa selvitettiin myös, miten valtion tietojärjestelmät toimivat lähiesimiestyön tukena.
HR-tieto on kaikki henkilöön liittyvä tieto erilaisissa tietojärjestelmissä ja tietopankeissa. Opinnäytetyön taustalla on Valtiokonttorin tekemä selvitys HR-johtamisesta ja osaamisen kehittämisestä, jossa linjattiin, että HR-tietoa tulisi hyödyntää tehokkaammin valtiolla.
Tutkimus on laadullinen tapaustutkimus, jonka kohteena on puolustusministeriö ja tutkittava ilmiö on HR-tiedon hyödyntäminen johtamisen tukena. Teoriaosuudessa perehdyttiin tietojohtamiseen ja henkilöstöjohtamiseen. Empiirisessä osassa aineistoa kerättiin teemahaastatteluiden avulla. Tutkimuksessa haastateltiin kuutta puolustusministeriön yksikön esimiestä. Haastattelut tehtiin vuodenvaihteessa 2016–2017. Haastatteluiden avulla selvitettiin, kuinka HR-tietoja hyödynnetään puolustusministeriössä johtamisen tukena ja miten HR-tietoa voisi hyödyntää tehokkaammin. Aineistoa analysoitiin teemoittain.
HR-tietoa käytetään tutkimuksen mukaan puolustusministeriössä vaihtelevasti lähiesimiesten kesken. Puolustusministeriössä on pieniä yksiköitä ja alaiset tunnetaan hyvin. Pienissä yksi-köissä tiedon todettiin olevan helposti hallittavissa ilman liiallista raportointia.
Kieku-järjestelmä on aktiivisessa käytössä lähiesimiestyössä ja Kieku on toimiva työnjohdollinen työkalu. Tutkimuksen perusteella Kiekussa voitaisiin ottaa käyttöön uusia toiminnallisuuksia sekä keskittää suurin osa henkilöön liittyvistä tiedoista samaan järjestelmään. Netra-raportointipalvelu ei ollut aktiivisessa käytössä lähiesimiesten kesken. Netra-raportit koettiin liian yleistasoisiksi, jotta niistä olisi hyötyä lähiesimiestyössä.
Valtion yhteisiä mittareita ja niiden pitkäjänteistä seuraamista pidettiin hyvänä asiana. Työtyytyväisyys ja muut työhyvinvointiin liittyvät mittarit nousivat tärkeiksi mittareiksi. VMBaro-työtyytyväisyyskyselyn hyödyntäminen on hyvällä tasolla puolustusministeriössä.
Valtion suunniteltuun keskitettyyn analysointi- ja raportointipalveluun suhtauduttiin pääasiassa positiivisesti, mutta oli myös epäluuloja keskitettyjen palveluiden tehokkuudesta ja liiallisesta raportoinnista. Tutkimuksen mukaan pienissä yksiköissä ei ole suuria tarpeita raportointipalveluille, kun taas ylimmälle johdolle voisi olla hyötyä laajemmista raportointipalveluista.
Tiedon hyödyntämisen haasteena koettiin tiedon sirpaleisuus, sekä yksityisyyden suoja, kun puhutaan henkilötiedoista tietojärjestelmissä.
HR-tieto on kaikki henkilöön liittyvä tieto erilaisissa tietojärjestelmissä ja tietopankeissa. Opinnäytetyön taustalla on Valtiokonttorin tekemä selvitys HR-johtamisesta ja osaamisen kehittämisestä, jossa linjattiin, että HR-tietoa tulisi hyödyntää tehokkaammin valtiolla.
Tutkimus on laadullinen tapaustutkimus, jonka kohteena on puolustusministeriö ja tutkittava ilmiö on HR-tiedon hyödyntäminen johtamisen tukena. Teoriaosuudessa perehdyttiin tietojohtamiseen ja henkilöstöjohtamiseen. Empiirisessä osassa aineistoa kerättiin teemahaastatteluiden avulla. Tutkimuksessa haastateltiin kuutta puolustusministeriön yksikön esimiestä. Haastattelut tehtiin vuodenvaihteessa 2016–2017. Haastatteluiden avulla selvitettiin, kuinka HR-tietoja hyödynnetään puolustusministeriössä johtamisen tukena ja miten HR-tietoa voisi hyödyntää tehokkaammin. Aineistoa analysoitiin teemoittain.
HR-tietoa käytetään tutkimuksen mukaan puolustusministeriössä vaihtelevasti lähiesimiesten kesken. Puolustusministeriössä on pieniä yksiköitä ja alaiset tunnetaan hyvin. Pienissä yksi-köissä tiedon todettiin olevan helposti hallittavissa ilman liiallista raportointia.
Kieku-järjestelmä on aktiivisessa käytössä lähiesimiestyössä ja Kieku on toimiva työnjohdollinen työkalu. Tutkimuksen perusteella Kiekussa voitaisiin ottaa käyttöön uusia toiminnallisuuksia sekä keskittää suurin osa henkilöön liittyvistä tiedoista samaan järjestelmään. Netra-raportointipalvelu ei ollut aktiivisessa käytössä lähiesimiesten kesken. Netra-raportit koettiin liian yleistasoisiksi, jotta niistä olisi hyötyä lähiesimiestyössä.
Valtion yhteisiä mittareita ja niiden pitkäjänteistä seuraamista pidettiin hyvänä asiana. Työtyytyväisyys ja muut työhyvinvointiin liittyvät mittarit nousivat tärkeiksi mittareiksi. VMBaro-työtyytyväisyyskyselyn hyödyntäminen on hyvällä tasolla puolustusministeriössä.
Valtion suunniteltuun keskitettyyn analysointi- ja raportointipalveluun suhtauduttiin pääasiassa positiivisesti, mutta oli myös epäluuloja keskitettyjen palveluiden tehokkuudesta ja liiallisesta raportoinnista. Tutkimuksen mukaan pienissä yksiköissä ei ole suuria tarpeita raportointipalveluille, kun taas ylimmälle johdolle voisi olla hyötyä laajemmista raportointipalveluista.
Tiedon hyödyntämisen haasteena koettiin tiedon sirpaleisuus, sekä yksityisyyden suoja, kun puhutaan henkilötiedoista tietojärjestelmissä.