Tapahtuman järjestäminen: Rooftop Festival
Peltonen, Eemeli (2017)
Peltonen, Eemeli
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017052410012
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017052410012
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä käsiteltiin tapahtuman järjestämistä sen koko laajuudessaan. Työ koostui tapahtuman nimeltä Rooftop Festival lanseeraamisesta, sen järjestämisestä, sekä tapahtumanjärjestämisen teorian käsittelystä. Lähtökohtina oli, että tapahtumaa ei oltu ennen järjestetty, tapahtumatiloja ei oltu koskaan ennen käytetty vastaavaan tarkoitukseen, eikä tapahtumalla ollut alkujaan edes nimeä. Tehtävänä oli ideoida ja toteuttaa musiikkifestivaalit rakennuksen parkkihallin katolla, yhteistyössä ravintola Soman kanssa.
Tapahtumanjärjestämisen teoria sisältää ohjeita tapahtumanjärjestäjälle. Tapahtumaa järjestettäessä otettiin huomioon tapahtumanjärjestämisen keskeisemmät asiat, ideointi, suunnittelu, tiedottaminen ja markkinointi, tapahtuman toteutus, sekä tapahtuman purku. Ideointivaiheessa kehitettiin ideoita, joita voitaisiin toteuttaa. Tämän jälkeen aloitettiin tapahtuman suunnittelu. Suunnitteleminen sisälsi tapahtuman organisaation luomisen, aikatauluttamisen, kohderyhmän kartoituksen, tapahtuma-alueen suunnittelun, turvallisuus-asiat, yhteistyökumppanit sekä tapahtuman rahoituksen sekä budjetin suunnittelun. Suunnittelun ja toteutuksenvälissä tapahtumaa markkinoitiin. Tällä pyrittiin luomaan tapahtumasta strategian mukaisesti tietty kuva suunnitellulle kohderyhmälle. Tämä toteutettiin mainonnan avulla, käyttäen useita eri markkinointikanavia. Tapahtuman toteuttamiseen vaadittiin henkilöstöä, erinäisiä lupia virastoilta ja kaupungilta, turvallisuus ja jätehuoltojärjestelyjä, sekä yhteistyökumppaneiden kanssa toimimista. Toteutuksen jälkeen tapahtuma purettiin, ja tutkittiin lopputulosta. Tapahtuman järjestämisessä käytettiin tukena useita eri lähteitä liittyen tapahtuman järjestämiseen.
Tapahtuma onnistui odotetusti. Tavoitteet saavutettiin ja Rooftop Festival jäi todennäköisesti osaksi Porin kesän tapahtumavalikoimaa, toivottavasti myös pysyvästi. Tapahtuma oli suurin koskaan Suomessa järjestetty tapahtuma, jonka tapahtumapaikkana oli rakennuksen katto.
Tapahtumanjärjestämisen teoria sisältää ohjeita tapahtumanjärjestäjälle. Tapahtumaa järjestettäessä otettiin huomioon tapahtumanjärjestämisen keskeisemmät asiat, ideointi, suunnittelu, tiedottaminen ja markkinointi, tapahtuman toteutus, sekä tapahtuman purku. Ideointivaiheessa kehitettiin ideoita, joita voitaisiin toteuttaa. Tämän jälkeen aloitettiin tapahtuman suunnittelu. Suunnitteleminen sisälsi tapahtuman organisaation luomisen, aikatauluttamisen, kohderyhmän kartoituksen, tapahtuma-alueen suunnittelun, turvallisuus-asiat, yhteistyökumppanit sekä tapahtuman rahoituksen sekä budjetin suunnittelun. Suunnittelun ja toteutuksenvälissä tapahtumaa markkinoitiin. Tällä pyrittiin luomaan tapahtumasta strategian mukaisesti tietty kuva suunnitellulle kohderyhmälle. Tämä toteutettiin mainonnan avulla, käyttäen useita eri markkinointikanavia. Tapahtuman toteuttamiseen vaadittiin henkilöstöä, erinäisiä lupia virastoilta ja kaupungilta, turvallisuus ja jätehuoltojärjestelyjä, sekä yhteistyökumppaneiden kanssa toimimista. Toteutuksen jälkeen tapahtuma purettiin, ja tutkittiin lopputulosta. Tapahtuman järjestämisessä käytettiin tukena useita eri lähteitä liittyen tapahtuman järjestämiseen.
Tapahtuma onnistui odotetusti. Tavoitteet saavutettiin ja Rooftop Festival jäi todennäköisesti osaksi Porin kesän tapahtumavalikoimaa, toivottavasti myös pysyvästi. Tapahtuma oli suurin koskaan Suomessa järjestetty tapahtuma, jonka tapahtumapaikkana oli rakennuksen katto.