Laskutusprosessin digitalisointi eMBA-koulukselle
Tuomela, Tove (2017)
Tuomela, Tove
Laurea-ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017052410019
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017052410019
Tiivistelmä
Tämä kehittämistyö on toteutettu Haaga-Helia ammattikorkeakoulun kaupallisten palvelujen eMBA-koulutukselle ja sen tavoitteena on ollut parantaa laskutuksen prosessia. Tarkoituksena on ollut kartoittaa millainen digitaalinen ratkaisu olisi käytettävyydeltään ja toiminnallisuudeltaan toivottu sekä tietohallinnon ja kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta mahdollinen toteuttaa. Tämän perusteella on totetutettu eMBA-laskutusprosessin digitalisoinnin konsepti.
Kehittämistehtävä on seurannut toimintatutkimuksen viitekehystä ja toteutettu palvelumuotoilun laadullisin menetelmin kehittämisvaiheiden avulla. Viitekehyksen tietoperusta on rakennettu muutoksen johtamisesta, käytettävyydestä ja toiminnallisuudesta sekä tietohallinnosta ja kokonaisarkkitehtuurista.
Palvelumuotoilun menetelmät ovat olleet keskusteluja ja haastaatteluja, joilla kartoitettiin nykytila ja ongelmat kehittämistyötä varten. Tämän jälkeen pidettiin ideointi- ja osallistamispaja, jossa haettiin käyttäjien kanssa parasta käytettävää ja toiminnallista ratkaisua. Nämä muodostivat ensimmäisen ja toisen kehittämisvaiheen. Kolmanteen kehittämisvaiheeseen päästiin, kun lähdettiin rakentamaan prototyyppiä, jota arvioitiin monesta näkökulmasta ja muutettiin saadun palautteen perusteella.
Keskeisenä ja lopullisena tuotoksena, rakennettiin ratkaisuksi prototyyppi, jossa on tulevan Peppi-järjestelmäkokonaisuuden, Wintime-taloushallinnon järjestelmän sekä MS Dynamics-CRM -järjestelmän integraatio palveluväylän (ESB) avulla SOA-palveluarkkitehtuurin mukaisesti.
Varsinaiseen arviointivaiheeseen päästiin käyttäjien Business Model Canvas -työpajan avulla, jossa vielä vahvistettiin kehittämistyön tuotoksen tarpeellisuus ja saatiin vastaukset kysymykseen miten kehitettävät kohteet voivat muuttua, kun laskutuksen prosessi digitalisoidaan prototyypin ratkaisun mukaisesti. Toisaalta pohdittiin myös miksi ne eivät ole muuttuneet ja löydettiin ongelmat nykyhetken tilanteeseen, jotka vahvistivat kehittämistyön tuotoksen tarpeellisuutta entisestään.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tässä kehittämistyössä luotu konsepti auttaa paljon suurempaa osaa henkilöstöstä kuin vain kaupallisia palveluita ja se sitä kautta se voi myös parantaa asiakaspalvelua ja asiakastyytyväisyyttä sekä tehostaa työntekemistä ja tätä kautta tuoda taloudellista hyötyä.
Jatkotoimenpiteinä tullaan konseptia esittelemään johtoryhmän jäsenille ja tavoitteena on käynnistää oikea kehittämisprojekti mahdollisimman kiireellisellä aikataululla, jotta kaupallisen toiminnan toiveet voidaan ottaa huomioon Peppi-järjestelmäkokonaisuutta silmällä pitäen.
Kehittämistehtävä on seurannut toimintatutkimuksen viitekehystä ja toteutettu palvelumuotoilun laadullisin menetelmin kehittämisvaiheiden avulla. Viitekehyksen tietoperusta on rakennettu muutoksen johtamisesta, käytettävyydestä ja toiminnallisuudesta sekä tietohallinnosta ja kokonaisarkkitehtuurista.
Palvelumuotoilun menetelmät ovat olleet keskusteluja ja haastaatteluja, joilla kartoitettiin nykytila ja ongelmat kehittämistyötä varten. Tämän jälkeen pidettiin ideointi- ja osallistamispaja, jossa haettiin käyttäjien kanssa parasta käytettävää ja toiminnallista ratkaisua. Nämä muodostivat ensimmäisen ja toisen kehittämisvaiheen. Kolmanteen kehittämisvaiheeseen päästiin, kun lähdettiin rakentamaan prototyyppiä, jota arvioitiin monesta näkökulmasta ja muutettiin saadun palautteen perusteella.
Keskeisenä ja lopullisena tuotoksena, rakennettiin ratkaisuksi prototyyppi, jossa on tulevan Peppi-järjestelmäkokonaisuuden, Wintime-taloushallinnon järjestelmän sekä MS Dynamics-CRM -järjestelmän integraatio palveluväylän (ESB) avulla SOA-palveluarkkitehtuurin mukaisesti.
Varsinaiseen arviointivaiheeseen päästiin käyttäjien Business Model Canvas -työpajan avulla, jossa vielä vahvistettiin kehittämistyön tuotoksen tarpeellisuus ja saatiin vastaukset kysymykseen miten kehitettävät kohteet voivat muuttua, kun laskutuksen prosessi digitalisoidaan prototyypin ratkaisun mukaisesti. Toisaalta pohdittiin myös miksi ne eivät ole muuttuneet ja löydettiin ongelmat nykyhetken tilanteeseen, jotka vahvistivat kehittämistyön tuotoksen tarpeellisuutta entisestään.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tässä kehittämistyössä luotu konsepti auttaa paljon suurempaa osaa henkilöstöstä kuin vain kaupallisia palveluita ja se sitä kautta se voi myös parantaa asiakaspalvelua ja asiakastyytyväisyyttä sekä tehostaa työntekemistä ja tätä kautta tuoda taloudellista hyötyä.
Jatkotoimenpiteinä tullaan konseptia esittelemään johtoryhmän jäsenille ja tavoitteena on käynnistää oikea kehittämisprojekti mahdollisimman kiireellisellä aikataululla, jotta kaupallisen toiminnan toiveet voidaan ottaa huomioon Peppi-järjestelmäkokonaisuutta silmällä pitäen.