Sähköisten myyntitilausten käsittelyprosessin kehittäminen Exide Technologies Oy:lle
Carlsson, Emilia (2017)
Carlsson, Emilia
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017053111298
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017053111298
Tiivistelmä
Tilaus-toimitusketju on yrityksen prosessi, joka käynnistyy asiakkaan tarjouspyynnöstä, ja päättyy maksetun laskun kirjaamiseen. Tilaus-toimitusketjussa liikkuu tieto, materiaali ja raha, joten tämän prosessin optimoiminen mahdollisimman tehokkaaksi, asiakkaiden toiveiden mukaiseksi ja kohtuuhintaiseksi vaatii monialaista yhteistyötä ja koko prosessin hallintaa. Hyvä asiakaspalvelu on tärkeä osa jokaisen yrityksen toimintaa, ja siihen kuuluu myös mahdollisimman asiakaslähtöinen tilaus -toimitusketju. Asiakkaat arvostavat yleensä nopeaa ja sujuvaa toimitusta. Asiakkaan tilaus käynnistää ketjun, jonka saumattomuus sekä kitkattomuus heijastuvat suoraan asiakkaan kokemaan palveluun. Jotta prosessi olisi sujuva, siitä on tehtävä mahdollisimman yksinkertainen, mikä samalla lisää ketjun joustavuutta. Tilaus-toimitusketjun suunnittelu on hyvin pitkälti yritykselle strateginen päätös, sillä sen kautta yritys päättä miten asiakaskohtaisesti se pystyy asiakkaiden erilaisia toiveita noudattamaan. Hyvä tiedonkulku on tärkeä osa sujuvaa tilaus-toimitusketjua, sillä sen avulla sekä yritys että asiakas pystyvät suunnittelemaan toimintaansa, ja ennakoimaan tulevia tarpeita ja toimituksia. Yritykset ovat viime aikoina siirtyneet yhä enemmän sähköisten tilaustenhallintajärjestelmien käyttöön, ja tämän myötä onkin kehittynyt hyvin laaja kirjo järjestelmiä, joiden tarkoitus on siirtää tietoa tilauksista ja toimituksista nopeasti, virheettömästi ja vaivattomasti. Tämän kaikkien edesauttaa tilaus-toimituskertun sujuvuutta. Tämän työn toimeksiantajayrityksellä on käytössään usean avainasiakkaan tilausportaalit, joiden kautta nämä asiakkaat tekevät tilauksensa. Näiden käyttö on koettu yrityksessä hankaliksi portaalien keskinäisestä erilaisuudesta johtuen. Tämän opinnäytetyöprojektin tarkoitus oli koota yhteen eri portaalien ohjeet, ja muokata ne yhtenäiseen formaattiin, sekä yrityksen tiluksenkäsittelyn näkökulmasta sopivimmiksi. Työn tavoitteena oli parantaa yrityksen asiakas-palvelua helpottuneen tilaustenkäsittelyn myötä, sekä helpottaa myös uusien työntekijöiden perehdyttämistä portaalitilausten käsittelyyn.
Työn tuloksena syntynyt ohjeistus koostuu yhteensä kuuden portaalin käyttöohjeesta, ja on laajuudeltaan 21 sivua. Jokainen ohje noudattaa samaa pohjaa, jossa on 9 päälukua: asiakastiedot, salasanakäytännöt, portaalin verkko-osoite, tilauksen saapuminen, toimenpiteet portaalissa, toimenpiteet Phoenixissa, talous/laskutus, yhteystiedot sekä muut huomiot. Paikoin on käytetty kuvia havainnollistamaan portaalien käyttöä. Tämän työn myötä, on valmistunut ohjeiden ensimmäinen versio, joka on tarkoitus ottaa käyttöön yrityksessä kesäkuussa 2017. Tämän jälkeen kerätään palautetta ohjeista ja päivitetään ohjeet saatujen toiveiden mukaan.
Työn tuloksena syntynyt ohjeistus koostuu yhteensä kuuden portaalin käyttöohjeesta, ja on laajuudeltaan 21 sivua. Jokainen ohje noudattaa samaa pohjaa, jossa on 9 päälukua: asiakastiedot, salasanakäytännöt, portaalin verkko-osoite, tilauksen saapuminen, toimenpiteet portaalissa, toimenpiteet Phoenixissa, talous/laskutus, yhteystiedot sekä muut huomiot. Paikoin on käytetty kuvia havainnollistamaan portaalien käyttöä. Tämän työn myötä, on valmistunut ohjeiden ensimmäinen versio, joka on tarkoitus ottaa käyttöön yrityksessä kesäkuussa 2017. Tämän jälkeen kerätään palautetta ohjeista ja päivitetään ohjeet saatujen toiveiden mukaan.