M-Files-ohjelmiston käyttöönotto sähkö- ja automaatiodokumenttien hallintaan
Toivanen, Pasi (2012)
Toivanen, Pasi
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201205086912
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201205086912
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantaja on Etteplan Design Center Oyj. Opinnäytetyön tavoitteena on käsitellä dokumenttien hallintaa ja siihen tarkoitetun M-Files dokumenttien hallintaohjelmiston valmistelemista käyttöönotettavaksi Etteplan Design Center Oyj:n Kouvolan toimipisteen sähkö- ja automaatio-osastolle. Opinnäytetyössä selvitetään myös ohjelmiston hankinnan kannattavuus.
Tehokas dokumenttien ja tietojen hallinta on tärkeä asia yrityksissä ja sillä voidaan parantaa yrityksen laatujärjestelmää. Dokumenttien hallinta sisältää paljon ominaisuuksia. Hakeminen on yksi tärkeimmistä. Sen avulla dokumenttien etsiminen nopeutuu ja helpottuu. Haku voidaan ohjelmiston avulla toteuttaa dokumenttien metatiedoista sekä sisällöstä.
M-Files on dokumenttien hallintaan tarkoitettu ohjelmisto. Se on käyttöliittymältään suomenkielinen ja tuttu Windows-käyttäjille. Ennen ohjelmiston käyttöä on suoritettava käyttöönottotoimenpiteet. Toimen-piteisiin sisältyy dokumenttivaraston luominen, käyttäjätilien ja –oikeuksien määritys ja metatietoraken-teen luominen. Vaativin ja aikaa vievin edellisistä on luoda kattava metatietorakenne.
Opinnäytetyöstä selviää dokumenttien hallinnan tarkoitus ja ominaisuudet sekä M-Files-ohjelmiston vaaditut käyttöönottotoimenpiteet. Saatuja materiaaleja voidaan käyttää Etteplanin tarjoaman ulkoistetun dokumenttien hallinta –palvelun markkinointiin ja esittelyyn.
Tehokas dokumenttien ja tietojen hallinta on tärkeä asia yrityksissä ja sillä voidaan parantaa yrityksen laatujärjestelmää. Dokumenttien hallinta sisältää paljon ominaisuuksia. Hakeminen on yksi tärkeimmistä. Sen avulla dokumenttien etsiminen nopeutuu ja helpottuu. Haku voidaan ohjelmiston avulla toteuttaa dokumenttien metatiedoista sekä sisällöstä.
M-Files on dokumenttien hallintaan tarkoitettu ohjelmisto. Se on käyttöliittymältään suomenkielinen ja tuttu Windows-käyttäjille. Ennen ohjelmiston käyttöä on suoritettava käyttöönottotoimenpiteet. Toimen-piteisiin sisältyy dokumenttivaraston luominen, käyttäjätilien ja –oikeuksien määritys ja metatietoraken-teen luominen. Vaativin ja aikaa vievin edellisistä on luoda kattava metatietorakenne.
Opinnäytetyöstä selviää dokumenttien hallinnan tarkoitus ja ominaisuudet sekä M-Files-ohjelmiston vaaditut käyttöönottotoimenpiteet. Saatuja materiaaleja voidaan käyttää Etteplanin tarjoaman ulkoistetun dokumenttien hallinta –palvelun markkinointiin ja esittelyyn.