Prosessikuvausten merkitys jokapäiväisessä työssä : Onko hankintaprosessin kuvauksesta hyötyä?
Haapiainen, Tuula (2009)
Haapiainen, Tuula
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912036860
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912036860
Tiivistelmä
Mikkelin ammattikorkeakoulussa (MAMK) prosessikuvaukset ovat osa laadunvarmistusta. Prosesseja on kuvattu Mikkelin ammattikorkeakoulussa jo yli 10 vuoden ajan. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää prosessikuvausten vaikuttavuutta henkilöstön jokapäiväiseen toimintaan yhden monimutkaisimman prosessin, hankintaprosessin, kautta. Keskeisiä kysymyksiä olivat, tunteeko henkilökunta hankintaprosessin, onko lainsäädäntö ja hankintaohjeistus tuttu, onko prosessikuvaus työkalu jokapäiväisen työn näkökulmasta, miten asianhallinta on sisäistetty kyseisessä prosessissa sekä mitä ehdotuksia henkilöstöllä on hankintaprosessin kehittämiseksi.
Tutkimus toteutettiin lokakuussa 2009 kyselytutkimuksena ja siihen liittyvinä asiantuntijakeskusteluina. Kysely lähetettiin 40:lle Mikkelin ammattikorkeakoulun henkilökuntaan kuuluvalle, joiden katsottiin toimenkuvansa puolesta osallistuvan organisaation hankintatoimintaan. Lomakkeessa käytettiin suljettuja kysymyksiä, minkä lisäksi vastaajilla oli mahdollisuus vapaaseen tekstiin. Kyselyn tuloksia tarkasteltiin tilastollisesti ja tuloksia analysoitiin hankintaprosessin ja sen ohjeistuksen tunnettuudesta, tukipalveluiden riittävyydestä, prosessin ongelmatilanteista, asianhal-linnan sisäistämisestä prosessissa. Kyselyyn saatiin vastauksia 17, joten vastausprosentti oli 42,5.
Tutkimuksen tulosten mukaan henkilöstö kokee, että hankintaprosessin kuvaamisesta on apua päivittäisessä työssä. Hankinta-asioiden asiantuntemuksen, erityisesti tarjouspyyntöjen laatimista toivottiin keskitettävän yhdelle ihmiselle organisaatiossa. Ohjeistuksen selkiyttämistä sekä dokumentoinnin ja koulutuksen tehostamista toivottiin myös selkeästi lisää.
Tutkimus antoi paljon arvokasta tietoa hankintaprosessin ja sen kuvauksen tunnettuisuudesta, käyttökelpoisuudesta ja käyttötavoista samoin kuin asianhallinnasta hankintaprosessissa. Tutkimus nosti esiin monia haasteellisia vaiheita hankintaprosessissa ja näihin haasteisiin löydettiin myös kyselyn ja asiantuntijakeskusteluiden kautta kehittämisehdotuksia.
Tutkimus toteutettiin lokakuussa 2009 kyselytutkimuksena ja siihen liittyvinä asiantuntijakeskusteluina. Kysely lähetettiin 40:lle Mikkelin ammattikorkeakoulun henkilökuntaan kuuluvalle, joiden katsottiin toimenkuvansa puolesta osallistuvan organisaation hankintatoimintaan. Lomakkeessa käytettiin suljettuja kysymyksiä, minkä lisäksi vastaajilla oli mahdollisuus vapaaseen tekstiin. Kyselyn tuloksia tarkasteltiin tilastollisesti ja tuloksia analysoitiin hankintaprosessin ja sen ohjeistuksen tunnettuudesta, tukipalveluiden riittävyydestä, prosessin ongelmatilanteista, asianhal-linnan sisäistämisestä prosessissa. Kyselyyn saatiin vastauksia 17, joten vastausprosentti oli 42,5.
Tutkimuksen tulosten mukaan henkilöstö kokee, että hankintaprosessin kuvaamisesta on apua päivittäisessä työssä. Hankinta-asioiden asiantuntemuksen, erityisesti tarjouspyyntöjen laatimista toivottiin keskitettävän yhdelle ihmiselle organisaatiossa. Ohjeistuksen selkiyttämistä sekä dokumentoinnin ja koulutuksen tehostamista toivottiin myös selkeästi lisää.
Tutkimus antoi paljon arvokasta tietoa hankintaprosessin ja sen kuvauksen tunnettuisuudesta, käyttökelpoisuudesta ja käyttötavoista samoin kuin asianhallinnasta hankintaprosessissa. Tutkimus nosti esiin monia haasteellisia vaiheita hankintaprosessissa ja näihin haasteisiin löydettiin myös kyselyn ja asiantuntijakeskusteluiden kautta kehittämisehdotuksia.