Kirjaaminen Pohjois-Suomen maistraatin holhoustoimessa
Lehikoinen, Riitta (2013)
Lehikoinen, Riitta
Oulun seudun ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305056268
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305056268
Tiivistelmä
Holhoustoimesta annetun lain mukaisesti edunvalvoja voidaan määrätä henkilölle, joka ei itse kykene huolehtimaan asioistaan ja hänen asiansa vaativat hoitoa. Edunvalvontaa pidetään kuitenkin viimeisimpänä vaihtoehtona, sillä sen edellytyksenä on, etteivät asiat tule hoidetuksi millään muulla tavalla. Edunvalvonnan tarvetta ryhdytään maistraatin toimesta selvittämään saapu-neen ilmoituksen tai hakemuksen perusteella. Mikäli edunvalvojan määrääminen katsotaan aiheelliseksi, käräjäoikeus voi maistraatin hakemuksesta määrätä edunvalvojan. Edunvalvoja on mahdollista määrätä myös maistraatin toimesta, jos tietyt edellytykset täyttyvät. Edunvalvontojen määrä kasvaa vuosi vuodelta, jonka ensisijaisena syynä katsotaan olevan väestön nopea ikääntyminen.
Tässä opinnäytetyössä käsitellään kirjaamista holhoustoimessa ja työ on tehty toimeksiantona Pohjois-Suomen maistraatin holhoustoimeen. Pohjois-Suomen maistraatti yhdistyi vuoden 2012 alussa Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun maistraatista ja se käsittää tällä hetkellä viisi toimipistettä: Oulun, Kajaanin, Ylivieskan, Raahen ja Pudasjärven. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää mikä keskeisin asiakirjojen käsittelyä ja viranomaisen toimintaa koskevan sääntelyn sisältö, kuinka kirjaamisessa voidaan huomioida lain määräykset ja mikä merkitys kirjaamisen yhtenäisellä käytännöllä on. Opinnäytetyössä perehdytään viranomaisen toimintaan hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti sekä asiakirjojen julkisuuteen ja salassapitoon sekä arkistointiin.
Opinnäytetyö on toiminnallinen ja sen tuloksena syntyi ohjeistus holhoustoimen postin kirjaamisesta. Kirjaamisohjeen on tarkoitus saada kirjaamistavat yhtenäiseksi ja samalla se toimii perehdytysoppaana uusille työntekijöille. Opinnäytetyö on toteutettu lainopillisena ja laadullisena tutkimuksena. Viitekehyksen teoria pohjautuu voimassaolevaan lainsäädäntöön, lain esitöihin, oikeuskirjallisuuteen sekä oikeusalan asiantuntijakirjoituksiin. Ensisijaisena lähteenä on käytetty lähdehierarkian mukaisesti voimassaolevaa lainsäädäntöä. Työn kannalta keskeisimmät lait ovat laki holhoustoimesta, hallintolaki ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Käytännön näkökulmaa opinnäytetyöhön on saatu toteuttamalla kirjaamisohje yhteistyössä holhoustoimen Oulun yksikön henkikirjoittajien ja osastosihteerin kanssa.
Tutkimuksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että yhtenäiset toimintatavat eivät pelkästään edistä hyvän hallinnon toteutumista vaan ne myös yhtenäistävät Pohjois-Suomen maistraatin entistä yhtenäisemmäksi kokonaisuudeksi. Hyvän hallinnon mukaisten toimintatapojen ohella, kirjaajan tulee tietää asiakirjojen julkisuutta, salassapitoa ja arkistointia koskevat keskeiset säännökset. Kirjaamisohjeen käyttöönotto ja sen noudattaminen poistaa eri yksiköissä käytössä olleet erilaiset tavat. Yhtenäisellä kirjaamistavalla työ helpottuu jokaisessa vaiheessa, koska asiakirjat ovat alusta lähtien kirjattuna oikeaan paikkaan ja oikealla tavalla.
Tässä opinnäytetyössä käsitellään kirjaamista holhoustoimessa ja työ on tehty toimeksiantona Pohjois-Suomen maistraatin holhoustoimeen. Pohjois-Suomen maistraatti yhdistyi vuoden 2012 alussa Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun maistraatista ja se käsittää tällä hetkellä viisi toimipistettä: Oulun, Kajaanin, Ylivieskan, Raahen ja Pudasjärven. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää mikä keskeisin asiakirjojen käsittelyä ja viranomaisen toimintaa koskevan sääntelyn sisältö, kuinka kirjaamisessa voidaan huomioida lain määräykset ja mikä merkitys kirjaamisen yhtenäisellä käytännöllä on. Opinnäytetyössä perehdytään viranomaisen toimintaan hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti sekä asiakirjojen julkisuuteen ja salassapitoon sekä arkistointiin.
Opinnäytetyö on toiminnallinen ja sen tuloksena syntyi ohjeistus holhoustoimen postin kirjaamisesta. Kirjaamisohjeen on tarkoitus saada kirjaamistavat yhtenäiseksi ja samalla se toimii perehdytysoppaana uusille työntekijöille. Opinnäytetyö on toteutettu lainopillisena ja laadullisena tutkimuksena. Viitekehyksen teoria pohjautuu voimassaolevaan lainsäädäntöön, lain esitöihin, oikeuskirjallisuuteen sekä oikeusalan asiantuntijakirjoituksiin. Ensisijaisena lähteenä on käytetty lähdehierarkian mukaisesti voimassaolevaa lainsäädäntöä. Työn kannalta keskeisimmät lait ovat laki holhoustoimesta, hallintolaki ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Käytännön näkökulmaa opinnäytetyöhön on saatu toteuttamalla kirjaamisohje yhteistyössä holhoustoimen Oulun yksikön henkikirjoittajien ja osastosihteerin kanssa.
Tutkimuksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että yhtenäiset toimintatavat eivät pelkästään edistä hyvän hallinnon toteutumista vaan ne myös yhtenäistävät Pohjois-Suomen maistraatin entistä yhtenäisemmäksi kokonaisuudeksi. Hyvän hallinnon mukaisten toimintatapojen ohella, kirjaajan tulee tietää asiakirjojen julkisuutta, salassapitoa ja arkistointia koskevat keskeiset säännökset. Kirjaamisohjeen käyttöönotto ja sen noudattaminen poistaa eri yksiköissä käytössä olleet erilaiset tavat. Yhtenäisellä kirjaamistavalla työ helpottuu jokaisessa vaiheessa, koska asiakirjat ovat alusta lähtien kirjattuna oikeaan paikkaan ja oikealla tavalla.