INTERNATIONAL BID PROCESS DEVELOPMENT IN THE CASE COMPANY
Sandberg, Kati (2015)
Sandberg, Kati
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201504073961
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201504073961
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksen lähtökohtana oli huonosti toimiva kansainvälinen tarjousprosessi kohdeyrityksessä. Sekä tarjoustiimi että koko kohdeyritys olivat jo vuosien ajan kokeneet, että tarjousprosessi ei toimi halutulla tavalla. Olemassa olevaa tarjousprosessia ei ollut koskaan kuvattu, ja tarve sekä prosessikaavion että prosessikuvauksen rakentamiseen tunnistettiin. Lisäksi kohdeyrityksen johto tunnisti, että pärjätäkseen yhä koventuvassa kilpailussa tarjousprosessin kehitys oli ensiarvoisen tärkeää.
Kehitysprojekti lähti liikkeelle tutustumisella erilaisiin prosessinkehitysmalleihin, joista valittaisiin tämän kaltaiseen projektiin sopivan vaihtoehto. Valinta kohdistui malliin nimeltä Six Sigma ja se valittiin, koska se on osoittautunut erittäin menestyksekkääksi prosessinkehitysprojekteissa ja se tarjosi suuren valikoiman työkaluja, joista valita kussakin projektin vaiheessa.
Prosessinkehitysmallin valinnan jälkeen päätettiin suorittaa mielipidekysely tarjous-tiimille, jotta saataisiin selkeä kuva tarjousprosessin nykytilasta sekä ehdotuksia prosessin kehittämiseen. Nykytilan kartoittamiseen käytettiin kvantitatiivisia kysymyksiä, jotta niistä saataisiin mitattavia arvoja, ja kehitysehdotuksia pyydettiin kvalitatiivisilla kysymyksillä. Otoksen suuruus oli 17 henkilöä ja heistä kyselyyn vastasi 14 henkilöä, joka vahvisti ajatusta siitä, että vastaajat kokivat tarjousprosessin kehityksen olevan tarpeellista ja he halusivat osallistua siihen omalla panoksellaan.
Seuraavaksi nykytilaa koskevat vastaukset analysoitiin käyttämällä eri Six Sigma työkaluja, jotta saataisiin selville tarjousprosessin Sigma-taso. Haluttu taso Six Sigmassa on 6, joka osoittaa yrityksen olevan kyseisellä osa-alueella maailmanluokan yritys. Kohdeyrityksen tarjousprosessin taso oli 2,256, joka uppoaa kategorioiden ”kilpailukyvytön” ja ”alan keskitaso” välille. Tämä perusteella pystyttiin toteamaan, että oletukset tarjousprosessin huonosta nykytilasta olivat oikeita ja kehittämistarve oli todellinen.
Nykytilan selvittyä kehitysideoita haettiin benchmarkkaamalla tarjousprosessia alan parhaisiin käytäntöihin. Perustuen benchmarkattuun prosessimalliin, kyselystä saatuihin kehitysehdotuksiin sekä tutkijan omaan kokemukseen luotiin ehdotukset uudesta prosessikaaviosta ja prosessimallista. Kehitetyn tarjousprosessin odotetaan säästävän kohdeyrityksen resursseja, parantavan tarjousprojektien hallintaa, tuottavan parempilaatuisia tarjouksia ja tärkeimpänä voittaa enemmän tarjouskilpailuja.
Kehitysprojekti lähti liikkeelle tutustumisella erilaisiin prosessinkehitysmalleihin, joista valittaisiin tämän kaltaiseen projektiin sopivan vaihtoehto. Valinta kohdistui malliin nimeltä Six Sigma ja se valittiin, koska se on osoittautunut erittäin menestyksekkääksi prosessinkehitysprojekteissa ja se tarjosi suuren valikoiman työkaluja, joista valita kussakin projektin vaiheessa.
Prosessinkehitysmallin valinnan jälkeen päätettiin suorittaa mielipidekysely tarjous-tiimille, jotta saataisiin selkeä kuva tarjousprosessin nykytilasta sekä ehdotuksia prosessin kehittämiseen. Nykytilan kartoittamiseen käytettiin kvantitatiivisia kysymyksiä, jotta niistä saataisiin mitattavia arvoja, ja kehitysehdotuksia pyydettiin kvalitatiivisilla kysymyksillä. Otoksen suuruus oli 17 henkilöä ja heistä kyselyyn vastasi 14 henkilöä, joka vahvisti ajatusta siitä, että vastaajat kokivat tarjousprosessin kehityksen olevan tarpeellista ja he halusivat osallistua siihen omalla panoksellaan.
Seuraavaksi nykytilaa koskevat vastaukset analysoitiin käyttämällä eri Six Sigma työkaluja, jotta saataisiin selville tarjousprosessin Sigma-taso. Haluttu taso Six Sigmassa on 6, joka osoittaa yrityksen olevan kyseisellä osa-alueella maailmanluokan yritys. Kohdeyrityksen tarjousprosessin taso oli 2,256, joka uppoaa kategorioiden ”kilpailukyvytön” ja ”alan keskitaso” välille. Tämä perusteella pystyttiin toteamaan, että oletukset tarjousprosessin huonosta nykytilasta olivat oikeita ja kehittämistarve oli todellinen.
Nykytilan selvittyä kehitysideoita haettiin benchmarkkaamalla tarjousprosessia alan parhaisiin käytäntöihin. Perustuen benchmarkattuun prosessimalliin, kyselystä saatuihin kehitysehdotuksiin sekä tutkijan omaan kokemukseen luotiin ehdotukset uudesta prosessikaaviosta ja prosessimallista. Kehitetyn tarjousprosessin odotetaan säästävän kohdeyrityksen resursseja, parantavan tarjousprojektien hallintaa, tuottavan parempilaatuisia tarjouksia ja tärkeimpänä voittaa enemmän tarjouskilpailuja.