Tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessin kehittäminen - Case: Yritys X
Sivonen, Tiia (2015)
Sivonen, Tiia
Laurea-ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015052911186
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015052911186
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessin kehittämistä toimeksiantajana toimivassa Yritys X:ssä. Toimeksiantaja on aloittanut uuden hankkeen, jossa tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessia muutetaan ja tämä opinnäytetyö tukee hanketta tehdyllä benchmarking-tutkimuksella. Opinnäytetyön alussa johdatellaan työn aiheeseen ja teoriaosuudessa tarkastellaan tärkeitä aihe-alueita, jotka liittyvät työhön. Teoriaosuudessa käydään läpi neljä pääkäsitettä, jotka ovat sähköinen taloushallinto, ostolaskut, prosessit ja palvelukeskusmalli.
Opinnäytetyön case-osuus esittelee Yritys X:n yrityksenä ja osuudessa kuvaillaan Yritys X:n vanha käsittelyprosessi sekä uusi käsittelyprosessi. Näitä prosesseja pyritään kuvaamaan mahdollisimman tarkasti ostoreskontran työn kannalta. Molempien käsittelyprosessien kuvaaminen johdattelee työn tutkimusosuuteen, jossa käydään läpi tehty benchmarking-tutkimus. Työn tutkimus on tehty pääosin lomakehaastatteluna valmiin kyselylomakkeen pohjalta ja osallistuvat edustajat eri yrityksistä oli hankittu kontaktien avulla. Kyselylomakkeessa oli vaihtoehtoja sisältäviä kysymyksiä sekä avoimia kysymyksiä. Tutkimukseen osallistui yhteensä kymmenen eri yritysten edustajaa. Kysymykset käsittelivät muuan muassa yrityksen perustietoja, yhteistyökumppaneita ja järjestelmiä sekä tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessia.
Tutkimuksen tuloksista käy ilmi, että kyselyyn osallistui suuria sekä pieniä yrityksiä. Yleisimpänä toiminnanohjausjärjestelmänä tulosten perusteella toimii SAP. Puolet yrityksistä käyttää myös Baswaren talouspalveluita toiminnassaan, kuten ostolaskujen kierrätysjärjestelmää ja skannauspalvelua. Yleisin tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessi samaistuu tilauksettomien ostolaskujen käsittelyyn eli laskut lähetetään ostajien/tarkastajien sähköisiin kansioihin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Automatisointitoimintoja käyttämällä sekä järjestelmiä kehittämällä pyritään tehostamaan kyseistä käsittelyprosessia. Tutkimustuloksista tehtiin johtopäätöksiä, joiden avulla pyrittiin löytämään kehitysideoita sekä -kohteita Yritys X:n uuden käsittelyprosessin tukemiseen, jotta uusi käsittelyprosessi toimisi mahdollisimman tehokkaasti. Nämä kehitysideat ovat käytännössä toteutettavissa ja Yritys X voi suunnitella niiden käyttöönottoa sitten kun tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessi saadaan otettua kunnolla käyttöön ja nähdään miten prosessi toimii.
Opinnäytetyön case-osuus esittelee Yritys X:n yrityksenä ja osuudessa kuvaillaan Yritys X:n vanha käsittelyprosessi sekä uusi käsittelyprosessi. Näitä prosesseja pyritään kuvaamaan mahdollisimman tarkasti ostoreskontran työn kannalta. Molempien käsittelyprosessien kuvaaminen johdattelee työn tutkimusosuuteen, jossa käydään läpi tehty benchmarking-tutkimus. Työn tutkimus on tehty pääosin lomakehaastatteluna valmiin kyselylomakkeen pohjalta ja osallistuvat edustajat eri yrityksistä oli hankittu kontaktien avulla. Kyselylomakkeessa oli vaihtoehtoja sisältäviä kysymyksiä sekä avoimia kysymyksiä. Tutkimukseen osallistui yhteensä kymmenen eri yritysten edustajaa. Kysymykset käsittelivät muuan muassa yrityksen perustietoja, yhteistyökumppaneita ja järjestelmiä sekä tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessia.
Tutkimuksen tuloksista käy ilmi, että kyselyyn osallistui suuria sekä pieniä yrityksiä. Yleisimpänä toiminnanohjausjärjestelmänä tulosten perusteella toimii SAP. Puolet yrityksistä käyttää myös Baswaren talouspalveluita toiminnassaan, kuten ostolaskujen kierrätysjärjestelmää ja skannauspalvelua. Yleisin tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessi samaistuu tilauksettomien ostolaskujen käsittelyyn eli laskut lähetetään ostajien/tarkastajien sähköisiin kansioihin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Automatisointitoimintoja käyttämällä sekä järjestelmiä kehittämällä pyritään tehostamaan kyseistä käsittelyprosessia. Tutkimustuloksista tehtiin johtopäätöksiä, joiden avulla pyrittiin löytämään kehitysideoita sekä -kohteita Yritys X:n uuden käsittelyprosessin tukemiseen, jotta uusi käsittelyprosessi toimisi mahdollisimman tehokkaasti. Nämä kehitysideat ovat käytännössä toteutettavissa ja Yritys X voi suunnitella niiden käyttöönottoa sitten kun tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessi saadaan otettua kunnolla käyttöön ja nähdään miten prosessi toimii.