Vantaan kaupungin johdon raportoinnin sisällön kehittäminen
Puranen, Kimmo (2015)
Puranen, Kimmo
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015111216317
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015111216317
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten Vantaan kaupungin johdon raportointia voisi parantaa. Vantaan kaupungilla on valtava määrä erilaisia tietojärjestelmiä ja niissä erilaista informaatiota, jota ei ole hyödynnetty parhaalla mahdollisella tavalla. Työ rajattiin koskemaan Vantaan kaupungin johdon raportoinnin talousraportointiosiota.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta, joka sisälsi sekä kvantitatiivisen että kvalitatiivisen tutkimuksen. Toimintatutkimus valittiin tutkimusmenetelmäksi siksi, että tällä kehittämistehtävällä pyrittiin toiminnan (johdon raportoinnin) kehittämiseen ja sitä kautta muutokseen. Tutkimuksen tuloksia ei pyritty yleistämään vaan ne olivat aikaan ja paikkaan sidottuja. Tutkimuksen tulokset ovat valideja ainoastaan Vantaan kaupungin organisaatiossa ja kuvaavat tutkimuksen tekohetken tilannetta.
Kvantitatiivinen tutkimus toteutettiin toukokuussa 2014 Webropol -kyselytyökalun avulla ja mielipidetutkimuslinkki lähetettiin sähköpostitse ennalta määrätylle raportoinnin aktiivikäyttäjäryhmälle. Tämän määrällisen tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa varsinainen johdon raportoinnin kehittämiskohde ja sellaiseksi tuli strategisten tavoitteiden seurannan ja raportoinnin kehittäminen.
Kehittämiskohteen selvittyä ja kehittämistehtävän edistyttyä sitä jatkettiin laadullisilla haastatteluilla huhtikuussa 2015. Tämä kehittämiskohde rajattiin koskemaan ainoastaan talouteen liittyviä strategisia tavoitteita. Haastattelut toteutettiin kaupungin eri toimialoilla teemahaastatteluina. Tämä kvalitatiivinen tutkimus kokonaisuudessaan tuotti paljon hyviä toteuttamiskelpoisia kehitysideoita, miten taloudellisten strategisten tavoitteiden seurantaa voisi kehittää.
Tutkimuksen tuloksena ilmeni tarve hankkia Vantaan kaupungille sähköinen strategiatyökalu (strategian toteuttamisen suunnittelu-, toteutus- ja seurantajärjestelmä), joka sisältäisi muun muassa talous- ja toimintatiedon hyödyntämisen, analysointityökaluja, porautumismahdollisuuden, strategian kytkösten varmennuksia ja tarkistuksia (ei osaoptimointia), reaaliaikaisen raportoinnin soveltuvin osin, strategian jalkauttamisen tarkistuksia, seurannan ja raportoinnin vastuuttamista henkilötasolle. Muut toiveet liittyivät muun muassa strategian tiedottamisen tehostamiseen, strategisten mittareiden valintaan ja niiden kytkemiseen organisaatiohierarkiassa järkevällä tavalla.
Loppupäätelmänä voidaan todeta, että tutkimus tuotti hyviä ja realistia kehitysehdotuksia strategian seurannan ja raportoinnin tehostamiseksi mutta niiden toteuttaminen vaatii vielä paljon työtä ja rahaa. Saatuja kehitysehdotuksia pitää vielä tutkia tarkemmin ja selvittää, millaisia tietoteknisiä järjestelmiä on nykyään markkinoilla olemassa ja mitä ne mahdollistavat. Toivottavasti suurin osa kehitysideoista toteutuu lähitulevaisuudessa jonkun sähköisen strategiatyövälineen myötä ja strategisen johtamisen tulokset eivät jää ainakaan järjestelmän heikkouden takia huonoiksi.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta, joka sisälsi sekä kvantitatiivisen että kvalitatiivisen tutkimuksen. Toimintatutkimus valittiin tutkimusmenetelmäksi siksi, että tällä kehittämistehtävällä pyrittiin toiminnan (johdon raportoinnin) kehittämiseen ja sitä kautta muutokseen. Tutkimuksen tuloksia ei pyritty yleistämään vaan ne olivat aikaan ja paikkaan sidottuja. Tutkimuksen tulokset ovat valideja ainoastaan Vantaan kaupungin organisaatiossa ja kuvaavat tutkimuksen tekohetken tilannetta.
Kvantitatiivinen tutkimus toteutettiin toukokuussa 2014 Webropol -kyselytyökalun avulla ja mielipidetutkimuslinkki lähetettiin sähköpostitse ennalta määrätylle raportoinnin aktiivikäyttäjäryhmälle. Tämän määrällisen tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa varsinainen johdon raportoinnin kehittämiskohde ja sellaiseksi tuli strategisten tavoitteiden seurannan ja raportoinnin kehittäminen.
Kehittämiskohteen selvittyä ja kehittämistehtävän edistyttyä sitä jatkettiin laadullisilla haastatteluilla huhtikuussa 2015. Tämä kehittämiskohde rajattiin koskemaan ainoastaan talouteen liittyviä strategisia tavoitteita. Haastattelut toteutettiin kaupungin eri toimialoilla teemahaastatteluina. Tämä kvalitatiivinen tutkimus kokonaisuudessaan tuotti paljon hyviä toteuttamiskelpoisia kehitysideoita, miten taloudellisten strategisten tavoitteiden seurantaa voisi kehittää.
Tutkimuksen tuloksena ilmeni tarve hankkia Vantaan kaupungille sähköinen strategiatyökalu (strategian toteuttamisen suunnittelu-, toteutus- ja seurantajärjestelmä), joka sisältäisi muun muassa talous- ja toimintatiedon hyödyntämisen, analysointityökaluja, porautumismahdollisuuden, strategian kytkösten varmennuksia ja tarkistuksia (ei osaoptimointia), reaaliaikaisen raportoinnin soveltuvin osin, strategian jalkauttamisen tarkistuksia, seurannan ja raportoinnin vastuuttamista henkilötasolle. Muut toiveet liittyivät muun muassa strategian tiedottamisen tehostamiseen, strategisten mittareiden valintaan ja niiden kytkemiseen organisaatiohierarkiassa järkevällä tavalla.
Loppupäätelmänä voidaan todeta, että tutkimus tuotti hyviä ja realistia kehitysehdotuksia strategian seurannan ja raportoinnin tehostamiseksi mutta niiden toteuttaminen vaatii vielä paljon työtä ja rahaa. Saatuja kehitysehdotuksia pitää vielä tutkia tarkemmin ja selvittää, millaisia tietoteknisiä järjestelmiä on nykyään markkinoilla olemassa ja mitä ne mahdollistavat. Toivottavasti suurin osa kehitysideoista toteutuu lähitulevaisuudessa jonkun sähköisen strategiatyövälineen myötä ja strategisen johtamisen tulokset eivät jää ainakaan järjestelmän heikkouden takia huonoiksi.