Jyväskylän kaupungin avustus- ja tilanvarausprosessit
Pajunen, Mikko (2011)
Pajunen, Mikko
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105137718
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105137718
Tiivistelmä
Jyväskylän kaupunki luo puitteet ja mahdollistaa liikuntatoiminnan toteuttamisen jyväskyläläisille urheiluseuroille ja kuntalaisille. Jyväskylässä eletään muutosten aikakautta. Vuoden 2009 alussa syntyi uusi Jyväskylä ja parhaillaan rakennetaan uuden sukupolven organisaatiota. Organisaation rakentamiseen liittyy oleellisesti toimivien prosessien kuvaukset ja niiden kehittäminen.
Työn tavoitteena on laatia kuvaukset kaupungin tilavaraus- ja avustusprosesseista. Toisena tavoitteena on kehittää sähköinen palvelujärjestelmä, jolla näitä prosesseja olisi nykyistä järkevämpää toteuttaa ja hallinnoida.
Jyväskylän kaupungin liikuntapalvelut vastaa liikuntatilojen varauksista. Varattavia liikuntatiloja on yli 200. Liikuntatiloihin jaetaan vuoroja yksittäisistä varauksista urheiluseurojen vakiovuoroihin. Asiakkaina tilavarauksissa on yksittäisiä kuntalaisia, urheiluseuroja, yrityksiä ja monia muita toimijatahoja. Tilavarausprosessi on yksi merkittävimmistä liikuntapalvelujen prosesseista.
Avustuksilla luodaan edellytyksiä jyväskyläläisten omaehtoiselle toiminnalle. Jyväskylässä avustuksia jaetaan kansalais-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisotoimintaan. Avustuksia myönnetään toiminta-avustuksena rekisteröidyn yhdistyksen ympärivuotisen toiminnan toteuttamiseen sekä kohdeavustuksena yhdistykselle, ryhmälle tai yksittäiselle henkilölle yksittäisen tapahtuman tai yhdistyksen vakituisen toiminnan ulkopuoliseen toimintaan.
Jyväskylän kaupungilla ja liikuntapalveluilla on käytössään monia eri järjestelmiä tietojen hallintaan. Tilavarauksiin on oma järjestelmä. Avustusprosessin käytössä on omia järjestelmiä. Prosessien kehittämiseksi ja toiminnan tehostamiseksi on esitetty suunnitelmia uuden sähköisen palvelujärjestelmän rakentamiseksi. Olemassa olevien järjestelmien sekä eri tietolähteiden pohjalta olen suunnitellut mallin järjestelmästä, jolla tilavaraus- ja avustusprosessit tulisi toteuttaa.
Järjestelmän etuna on käyttäjälähtöisyys, niin asiakkaan kuin hallinnoijan osalta. Järjestelmä tarjoaa kuntalaisille, järjestöille ja muille toimijoille kiinteän yhteyden kaupungin palveluihin. Järjestelmä tarjoaa esimerkiksi urheiluseuroille entistä vaivattomamman toiminnan tilavarauksien, vuorojen maksamisen, avustuksien ja seuran oman toiminnan toteuttamisen osalta. Työn pohjalta tulisi laatia suunnitelma tulevaisuuden sähköisen palvelujärjestelmän toteuttamiseksi. Sähköisen järjestelmän kuvauksesta saadaan valmiit toimintamallit rakennettavaan järjestelmään.
Työn tavoitteena on laatia kuvaukset kaupungin tilavaraus- ja avustusprosesseista. Toisena tavoitteena on kehittää sähköinen palvelujärjestelmä, jolla näitä prosesseja olisi nykyistä järkevämpää toteuttaa ja hallinnoida.
Jyväskylän kaupungin liikuntapalvelut vastaa liikuntatilojen varauksista. Varattavia liikuntatiloja on yli 200. Liikuntatiloihin jaetaan vuoroja yksittäisistä varauksista urheiluseurojen vakiovuoroihin. Asiakkaina tilavarauksissa on yksittäisiä kuntalaisia, urheiluseuroja, yrityksiä ja monia muita toimijatahoja. Tilavarausprosessi on yksi merkittävimmistä liikuntapalvelujen prosesseista.
Avustuksilla luodaan edellytyksiä jyväskyläläisten omaehtoiselle toiminnalle. Jyväskylässä avustuksia jaetaan kansalais-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisotoimintaan. Avustuksia myönnetään toiminta-avustuksena rekisteröidyn yhdistyksen ympärivuotisen toiminnan toteuttamiseen sekä kohdeavustuksena yhdistykselle, ryhmälle tai yksittäiselle henkilölle yksittäisen tapahtuman tai yhdistyksen vakituisen toiminnan ulkopuoliseen toimintaan.
Jyväskylän kaupungilla ja liikuntapalveluilla on käytössään monia eri järjestelmiä tietojen hallintaan. Tilavarauksiin on oma järjestelmä. Avustusprosessin käytössä on omia järjestelmiä. Prosessien kehittämiseksi ja toiminnan tehostamiseksi on esitetty suunnitelmia uuden sähköisen palvelujärjestelmän rakentamiseksi. Olemassa olevien järjestelmien sekä eri tietolähteiden pohjalta olen suunnitellut mallin järjestelmästä, jolla tilavaraus- ja avustusprosessit tulisi toteuttaa.
Järjestelmän etuna on käyttäjälähtöisyys, niin asiakkaan kuin hallinnoijan osalta. Järjestelmä tarjoaa kuntalaisille, järjestöille ja muille toimijoille kiinteän yhteyden kaupungin palveluihin. Järjestelmä tarjoaa esimerkiksi urheiluseuroille entistä vaivattomamman toiminnan tilavarauksien, vuorojen maksamisen, avustuksien ja seuran oman toiminnan toteuttamisen osalta. Työn pohjalta tulisi laatia suunnitelma tulevaisuuden sähköisen palvelujärjestelmän toteuttamiseksi. Sähköisen järjestelmän kuvauksesta saadaan valmiit toimintamallit rakennettavaan järjestelmään.