Tietopyyntöjen käsittely Länsi-Suomen syyttäjäalueella
Salo, Sanni (2023)
Salo, Sanni
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023122038796
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023122038796
Tiivistelmä
Tämän kehittämistyön tarkoituksena oli selvittää, kuinka tietopyyntöjen käsittelyä tulisi kehittää kohdeorganisaatiossa. Työssä tutkittiin, millainen oli tietopyyntöjen käsittelyn nykytila ja millaisia ongelmia tietopyyntöjen käsittelyssä koettiin. Organisaatiolle oli valmistunut uusi valtakunnallinen tietopyyntöohje ja työn lopputuloksena oli tarkoitus syntyä ehdotus alueelle sopivasta, tuota ohjetta käytännön tasolle tarkentavasta ohjeistuksesta, jossa havaittuihin ongelmakohtiin olisi löydettynä ratkaisuja.
Kehittämistyön teoreettinen viitekehys koostui kolmesta osa-alueesta: julkisuusperiaatteen toteuttamisesta, hyvän tiedonhallinnan vaatimuksista ja prosessin kehittämisen teoriasta. Tietopyyntöjen käsittelyä lähestyttiin niin julkisuusperiaatteen ja hyvän tiedonhallinnan vaatimusten kautta, kuin yhtenä yksittäisenä prosessina työskentelyn kokonaisuudessa. Kehittämistyön lähestymistapana oli toimintatutkimus, jota käytetään, kun tarkoituksena on ratkaista organisaatiossa ilmenneitä käytännön ongelmia. Tutkimusosuudessa tietoa kerättiin kyselyn ja havainnoinnin muodossa. Kysely suunnattiin esihenkilöille, joilla tiedettiin olevan parhain näkemys tutkittavan aiheen nykytilasta ja sen ongelmista. Havainnointia käytettiin määrittämään ja rajaamaan tutkittavaa ongelmaa, sekä siitä tarkemman tiedon saamiseksi.
Tutkimustuloksien ja prosessin kehittämisen kautta saatiin määriteltyä ne asiat, joihin työn lopputuloksessa tuli erityisesti kiinnittää huomiota. Kehittämistyön lopputuloksena saatiin kehitettyä alueelle tietopyyntöjen käsittelyyn prosessi, jossa oli tarkasti määriteltynä ongelmalliseksi koettu rajapinta kanslian ja syyttäjän välillä. Lisäksi tutkimusta tehtäessä huomattiin, että tarkennusta kaivattiin näiden lisäksi käytännön tasolla erilaisiin tietopyyntötilanteisiin, sekä oikean tietohallintajärjestelmän valintaan kulloisessakin tietopyyntötilanteessa. Tämän määritellyn prosessin pohjalta luotiin ehdotus tarkentavaksi tietopyyntöohjeeksi alueelle, sekä kanslian ja perehdytysvaiheen apuna toimiva käsikirjatyyppinen ohjevihkonen.
Kehittämistyön teoreettinen viitekehys koostui kolmesta osa-alueesta: julkisuusperiaatteen toteuttamisesta, hyvän tiedonhallinnan vaatimuksista ja prosessin kehittämisen teoriasta. Tietopyyntöjen käsittelyä lähestyttiin niin julkisuusperiaatteen ja hyvän tiedonhallinnan vaatimusten kautta, kuin yhtenä yksittäisenä prosessina työskentelyn kokonaisuudessa. Kehittämistyön lähestymistapana oli toimintatutkimus, jota käytetään, kun tarkoituksena on ratkaista organisaatiossa ilmenneitä käytännön ongelmia. Tutkimusosuudessa tietoa kerättiin kyselyn ja havainnoinnin muodossa. Kysely suunnattiin esihenkilöille, joilla tiedettiin olevan parhain näkemys tutkittavan aiheen nykytilasta ja sen ongelmista. Havainnointia käytettiin määrittämään ja rajaamaan tutkittavaa ongelmaa, sekä siitä tarkemman tiedon saamiseksi.
Tutkimustuloksien ja prosessin kehittämisen kautta saatiin määriteltyä ne asiat, joihin työn lopputuloksessa tuli erityisesti kiinnittää huomiota. Kehittämistyön lopputuloksena saatiin kehitettyä alueelle tietopyyntöjen käsittelyyn prosessi, jossa oli tarkasti määriteltynä ongelmalliseksi koettu rajapinta kanslian ja syyttäjän välillä. Lisäksi tutkimusta tehtäessä huomattiin, että tarkennusta kaivattiin näiden lisäksi käytännön tasolla erilaisiin tietopyyntötilanteisiin, sekä oikean tietohallintajärjestelmän valintaan kulloisessakin tietopyyntötilanteessa. Tämän määritellyn prosessin pohjalta luotiin ehdotus tarkentavaksi tietopyyntöohjeeksi alueelle, sekä kanslian ja perehdytysvaiheen apuna toimiva käsikirjatyyppinen ohjevihkonen.