M-Files projektinhallinnan työkaluna
Riihimäki, Joonas (2016)
Riihimäki, Joonas
Seinäjoen ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605127478
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605127478
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö tehtiin Pesmel Oy:lle keväällä 2016. Yrityksellä on pitkällinen kokemus projektityyppisestä toiminnasta ja toimeksiannon taustalla oli tarve tehostaa ja selkeyttää projektinhallintaa yrityksessä. Yritys oli jo aikaisemmin valinnut tulevaksi projektinhallintajärjestelmäkseen M-Files-ohjelmiston. Työn tavoitteena oli luoda M-Filesiin projektinhallinnan kannalta oleellisia tieto näkymiä. Lisäksi tarkoituksena oli tuoda aikaisemmat projektinhallinnan Excel-taulukot M-Filesiin siten, että ne vastaavat käyttötavaltaan perinteistä taulukkoa.
Yritysten operatiivinen toiminta painottuu yleensä tavallisten Word- ja Excel-tiedostojen varaan. Kun samaa tiedostoa käyttää tai päivittää useampi henkilö, on aina mahdollisuus, että tieto oleellisesta muutoksesta ei välity kaikille tiedostoa käyttäville henkilöille. Myös tiedostojen etsiminen ja hallitseminen normaalissa kansiorakenteessa on melko työlästä, koska tiedosto sijaitsee yleensä vain yhdessä paikassa. M-Filesin avulla luodaan käyttäjän tarpeita vastaavia näkymiä, jolloin halutut tiedostot suodatetaan näkymään riippumatta niiden sijainnista.
Työn alussa tutustuttiin yrityksen projektinhallintaan ja siihen kuuluviin vaiheisiin. Ohjelmiston tuntemusta syvennettiin M-Files-koulutuksella. Lisäksi työssä käytiin läpi projektinhallintaan liittyvää teoriaa.
Perustiedon omaksumisen jälkeen aloitettiin näkymien suunnittelu ja tässä huomioitiin jokaisen projektiin osallistuvan osaston tarpeet. Tarvittavia tietoja näkymien luomiseksi kerättiin osastojen päälliköiltä. Työn lopussa kerrotaan tarkemmin aikaan saaduista tuloksista ja niiden eduista.
Yritysten operatiivinen toiminta painottuu yleensä tavallisten Word- ja Excel-tiedostojen varaan. Kun samaa tiedostoa käyttää tai päivittää useampi henkilö, on aina mahdollisuus, että tieto oleellisesta muutoksesta ei välity kaikille tiedostoa käyttäville henkilöille. Myös tiedostojen etsiminen ja hallitseminen normaalissa kansiorakenteessa on melko työlästä, koska tiedosto sijaitsee yleensä vain yhdessä paikassa. M-Filesin avulla luodaan käyttäjän tarpeita vastaavia näkymiä, jolloin halutut tiedostot suodatetaan näkymään riippumatta niiden sijainnista.
Työn alussa tutustuttiin yrityksen projektinhallintaan ja siihen kuuluviin vaiheisiin. Ohjelmiston tuntemusta syvennettiin M-Files-koulutuksella. Lisäksi työssä käytiin läpi projektinhallintaan liittyvää teoriaa.
Perustiedon omaksumisen jälkeen aloitettiin näkymien suunnittelu ja tässä huomioitiin jokaisen projektiin osallistuvan osaston tarpeet. Tarvittavia tietoja näkymien luomiseksi kerättiin osastojen päälliköiltä. Työn lopussa kerrotaan tarkemmin aikaan saaduista tuloksista ja niiden eduista.