Pääkirjanpitoprosessin kehittäminen ja kirjanpitäjän kokemukset muuttuvan prosessin ja työnkuvan äärellä
Nieminen, Sade (2021)
Nieminen, Sade
2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052511174
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052511174
Tiivistelmä
Digitalisoituminen ja teknologian kehitys ovat vauhdittaneet taloushallinnon järjestelmien,
prosessien ja roolien kehitystä merkittävästi viime vuosikymmenen aikana. Taloushallinnon
prosesseja pilkotaan pienemmiksi kokonaisuuksiksi, jotka keskitetään organisaatiossa tai
ulkoistetaan. Synkimpien ennusteiden mukaan esimerkiksi kirjanpitäjän työ tulee 94 % todennäköisyydellä häviämään kokonaan. Samat trendit ovat vaikuttaneet Vähittäiskaupan Tilipalvelu VTP Oy:llä pääkirjanpitoaineiston tuottamiseen. Yritys tarjoaa taloushallintopalveluita itsenäisesti liiketoimintaa harjoittaville K-kauppiasyrittäjille. VTP Oy on tarjonnut vuodesta 2019 eteenpäin asiakasyrityksilleen uutta palvelua, jonka myötä tiliotteiden sekä osto- ja kululaskujen kirjanpitoaineiston käsittely on siirtynyt kirjanpitäjiltä uudelle keskitetylle tiimille. Uusi palvelu on saatu kesään 2021 mennessä jalkautettua kaikkiin asiakasyrityksiin ja pitkä käyttöönottoprojekti tulee päätökseen. Uusi palvelu, sen myötä tiimille keskittyneet rutiinitehtävät ja yhä lisääntyvä automaatio ovat herättäneet organisaatiossa kysymyksen siitä, mikä on jatkossa kirjanpitäjien tehtäväkenttä.
Kehittämistyön tietoperusta tarkastelee aihetta laajemmassa kontekstissa, koko taloushallinnon toimialan ja sen kehityssuuntien näkökulmasta. Työvaiheistusta lähdettiin hahmottamaan pääkirjanpitoprosessina, joten teoria sisältää myös katsauksen liiketoimintaprosesseihin, miten niitä tulisi tunnistaa, määritellä ja kuvata. Lisäksi tietoperustassa on esitetty havaintoja muutoksen johtamisen näkökulmasta.
Tutkimusosuus toteutettiin keväällä 2021 tapaustutkimuksena, jossa on myös toiminnallisen tutkimuksen piirteitä. Työn tavoitteena oli tuottaa raamit uudelle pääkirjanpitoprosessille kirjanpitäjälähtöisesti, ja saada tietoa siitä miten kirjanpitäjät itse suhtautuvat muutokseen, miten muutos haastaa heidän osaamistaan ja minkälaisia haasteita ja hidasteita pääkirjanpitoprosessissa tunnistetaan kirjanpitäjien näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin laadullisin menetelmin, hyödyntäen osallistavaa työpajaa prosessin kuvaamisessa ja haastatteluja kirjanpitäjien kokemusten tutkimisessa. Tutkimuksen tuloksena syntyi ehdotus kirjanpitäjien kuukausittaiselle työvaiheistukselle sekä kehittämisehdotukset, joilla prosessia voitaisiin kehittää eteenpäin ja kirjanpitäjiä tukea muutoksen äärellä.
Kirjanpitäjän työ muuttuu kontrollointi- ja täsmäytyspainotteisemmaksi. Pääkirjanpitoprosessissa vielä toistaiseksi kirjanpitäjä on se, joka nivoo aineiston yhteen ja raportoi sen ymmärrettävässä muodossa eteenpäin. Kirjanpitäjät kokevat varsinaisen lisäarvon syntyvän prosessissa aineiston analysoinnista ja poikkeamien havainnoinnista. Kirjanpitäjien osaamiskentän tulee laajentua substanssiosaamisesta asiakkaan liiketoiminnan kokonaisvaltaiseen ymmärrykseen, jotta analysoinnissa tunnistetaan oikeat syy-seuraussuhteet. Pääkirjanpitoprosessin kehittämisessä ja tehostamisessa avainasemaan nousevat ne tahot ja tekijät, jotka eivät osallistu varsinaisen kirjanpitoaineiston käsittelyyn vaan muutoin aineiston tuottamiseen. Tilitoimistoyrityksissä merkittävässä roolissa on itse asiakas.
prosessien ja roolien kehitystä merkittävästi viime vuosikymmenen aikana. Taloushallinnon
prosesseja pilkotaan pienemmiksi kokonaisuuksiksi, jotka keskitetään organisaatiossa tai
ulkoistetaan. Synkimpien ennusteiden mukaan esimerkiksi kirjanpitäjän työ tulee 94 % todennäköisyydellä häviämään kokonaan. Samat trendit ovat vaikuttaneet Vähittäiskaupan Tilipalvelu VTP Oy:llä pääkirjanpitoaineiston tuottamiseen. Yritys tarjoaa taloushallintopalveluita itsenäisesti liiketoimintaa harjoittaville K-kauppiasyrittäjille. VTP Oy on tarjonnut vuodesta 2019 eteenpäin asiakasyrityksilleen uutta palvelua, jonka myötä tiliotteiden sekä osto- ja kululaskujen kirjanpitoaineiston käsittely on siirtynyt kirjanpitäjiltä uudelle keskitetylle tiimille. Uusi palvelu on saatu kesään 2021 mennessä jalkautettua kaikkiin asiakasyrityksiin ja pitkä käyttöönottoprojekti tulee päätökseen. Uusi palvelu, sen myötä tiimille keskittyneet rutiinitehtävät ja yhä lisääntyvä automaatio ovat herättäneet organisaatiossa kysymyksen siitä, mikä on jatkossa kirjanpitäjien tehtäväkenttä.
Kehittämistyön tietoperusta tarkastelee aihetta laajemmassa kontekstissa, koko taloushallinnon toimialan ja sen kehityssuuntien näkökulmasta. Työvaiheistusta lähdettiin hahmottamaan pääkirjanpitoprosessina, joten teoria sisältää myös katsauksen liiketoimintaprosesseihin, miten niitä tulisi tunnistaa, määritellä ja kuvata. Lisäksi tietoperustassa on esitetty havaintoja muutoksen johtamisen näkökulmasta.
Tutkimusosuus toteutettiin keväällä 2021 tapaustutkimuksena, jossa on myös toiminnallisen tutkimuksen piirteitä. Työn tavoitteena oli tuottaa raamit uudelle pääkirjanpitoprosessille kirjanpitäjälähtöisesti, ja saada tietoa siitä miten kirjanpitäjät itse suhtautuvat muutokseen, miten muutos haastaa heidän osaamistaan ja minkälaisia haasteita ja hidasteita pääkirjanpitoprosessissa tunnistetaan kirjanpitäjien näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin laadullisin menetelmin, hyödyntäen osallistavaa työpajaa prosessin kuvaamisessa ja haastatteluja kirjanpitäjien kokemusten tutkimisessa. Tutkimuksen tuloksena syntyi ehdotus kirjanpitäjien kuukausittaiselle työvaiheistukselle sekä kehittämisehdotukset, joilla prosessia voitaisiin kehittää eteenpäin ja kirjanpitäjiä tukea muutoksen äärellä.
Kirjanpitäjän työ muuttuu kontrollointi- ja täsmäytyspainotteisemmaksi. Pääkirjanpitoprosessissa vielä toistaiseksi kirjanpitäjä on se, joka nivoo aineiston yhteen ja raportoi sen ymmärrettävässä muodossa eteenpäin. Kirjanpitäjät kokevat varsinaisen lisäarvon syntyvän prosessissa aineiston analysoinnista ja poikkeamien havainnoinnista. Kirjanpitäjien osaamiskentän tulee laajentua substanssiosaamisesta asiakkaan liiketoiminnan kokonaisvaltaiseen ymmärrykseen, jotta analysoinnissa tunnistetaan oikeat syy-seuraussuhteet. Pääkirjanpitoprosessin kehittämisessä ja tehostamisessa avainasemaan nousevat ne tahot ja tekijät, jotka eivät osallistu varsinaisen kirjanpitoaineiston käsittelyyn vaan muutoin aineiston tuottamiseen. Tilitoimistoyrityksissä merkittävässä roolissa on itse asiakas.