Sähköinen allekirjoitus: julkisen hallinnon näkökulmasta
Kumpulainen, Hannele (2022)
Kumpulainen, Hannele
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022113025301
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022113025301
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli sähköinen allekirjoitus julkisen hallinnon näkökulmasta. Työssä lähestyttiin lainsäädännön ja sähköisen allekirjoituksen kautta allekirjoittamisen kulttuuria julkishallinnossa. Tämä opinnäytetyö toteutettiin kehittämistyönä, jossa lähestymistapana oli tapaustutkimus. Tavoitteena tässä opinnäytetyössä oli selvittää sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton vaikutukset kunnan toimintaan lainsäädännön ja tiedonhallinnan näkökulmasta, käyttäjien tarpeet huomioiden.
Opinnäytetyössä tutustuttiin sähköiseen allekirjoitukseen käsitteenä. Lisäksi tutkimuksessa käsiteltiin EU:n ja Suomen lainsäädäntöä, joissa säädetään sähköisestä allekirjoituksesta ja sen eri tasoista. Tässä työssä keskityttiin EU:n eIDAS-asetuksen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) määritelmään sähköisen allekirjoituksen muodoista. Lisäksi työssä selvitettiin julkisen hallinnon toimintaa ohjaavat kansalliset lait ja määräykset, jotka kunta joutuu huomioimaan toiminnassaan. Käyttäjälähtöinen aineisto kerättiin kyselytutkimuksella ja toimialakohtaisten asiantuntijahaastatteluiden avulla. Näitä lähdeaineistoja analysoimalla selvitettiin vaatimukset, joita sähköiselle allekirjoitukselle säädetään lainsäädännöissä, niiden vaikutukset julkisen organisaation toimintoihin sekä kartoitettiin toimeksiantajan nykytilaa ja kehityskohteita.
Opinnäytetyö toi esille, miten sähköinen allekirjoitus vaikuttaisi Enontekiön kunnan sähköisten toimintaprosessien kehittämiseen. Tulosten perusteella sähköiselle allekirjoitukselle on Enontekiön kunnassa selkeä tarve ja tahtotila. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton uskotaan lisäävän työntehokkuutta sekä nopeuttavan palveluprosesseja. Myös asiakirjojen tietoturvallisen elinkaaren hallinnan todettiin paranevan sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton myötä. Myös lainsäädännön näkökulmasta tulokset osoittavat, että sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto kehittäisi kunnan toimintoja lain asettamien vaatimusten mukaisiksi. Näin ollen Enontekiön kunnan seuraava looginen askel tiedonhallinnan kehittämiseksi on sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto. The subject of the thesis was electronic signature from the viewpoint of public administration. The work approached the culture of signing in public administration through legislation and the electronic signature. This thesis was carried out as a development work where the approach was a case study. The objective of this thesis was to examine the effects of the introduction of electronic signature on municipal activities from the legislative and information management perspective, taking into account the needs of users.
The thesis explored electronic signature as a concept. In addition, the study covered EU and Finnish legislation guiding electronic signature and its different levels. This work focused on the definition of the EU eIDAS Regulation (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) on the forms of electronic signature. In addition, the work explored the national laws and regulations governing the activities of public administration which the municipality should to take into account in its activities. The user-oriented data was collected through a survey and sector specific expert interviews. By analysing these source materials the requirements laid down in legislation were defined together with their impact on public organisation activities. Also the current state and development targets of the thesis commissioner were surveyed.
The thesis highlighted how an electronic signature would affect the development of electronic operating processes in the municipality of Enontekiö. Based on the results, there was a clear need and will status for an electronic signature in the municipality of Enontekiö. The introduction of electronic signature is believed to increase job efficiency and speed up service processes. Secure lifecycle management of documents was also found to improve with the introduction of electronic signature. Also, from a legislative perspective, the results showed that the introduction of electronic signature would develop municipal functions to meet the requirements of the law. Thus, the next logical step for the municipality of Enontekiö to develop information management is the introduction of electronic signature.
Opinnäytetyössä tutustuttiin sähköiseen allekirjoitukseen käsitteenä. Lisäksi tutkimuksessa käsiteltiin EU:n ja Suomen lainsäädäntöä, joissa säädetään sähköisestä allekirjoituksesta ja sen eri tasoista. Tässä työssä keskityttiin EU:n eIDAS-asetuksen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) määritelmään sähköisen allekirjoituksen muodoista. Lisäksi työssä selvitettiin julkisen hallinnon toimintaa ohjaavat kansalliset lait ja määräykset, jotka kunta joutuu huomioimaan toiminnassaan. Käyttäjälähtöinen aineisto kerättiin kyselytutkimuksella ja toimialakohtaisten asiantuntijahaastatteluiden avulla. Näitä lähdeaineistoja analysoimalla selvitettiin vaatimukset, joita sähköiselle allekirjoitukselle säädetään lainsäädännöissä, niiden vaikutukset julkisen organisaation toimintoihin sekä kartoitettiin toimeksiantajan nykytilaa ja kehityskohteita.
Opinnäytetyö toi esille, miten sähköinen allekirjoitus vaikuttaisi Enontekiön kunnan sähköisten toimintaprosessien kehittämiseen. Tulosten perusteella sähköiselle allekirjoitukselle on Enontekiön kunnassa selkeä tarve ja tahtotila. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton uskotaan lisäävän työntehokkuutta sekä nopeuttavan palveluprosesseja. Myös asiakirjojen tietoturvallisen elinkaaren hallinnan todettiin paranevan sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton myötä. Myös lainsäädännön näkökulmasta tulokset osoittavat, että sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto kehittäisi kunnan toimintoja lain asettamien vaatimusten mukaisiksi. Näin ollen Enontekiön kunnan seuraava looginen askel tiedonhallinnan kehittämiseksi on sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto.
The thesis explored electronic signature as a concept. In addition, the study covered EU and Finnish legislation guiding electronic signature and its different levels. This work focused on the definition of the EU eIDAS Regulation (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) on the forms of electronic signature. In addition, the work explored the national laws and regulations governing the activities of public administration which the municipality should to take into account in its activities. The user-oriented data was collected through a survey and sector specific expert interviews. By analysing these source materials the requirements laid down in legislation were defined together with their impact on public organisation activities. Also the current state and development targets of the thesis commissioner were surveyed.
The thesis highlighted how an electronic signature would affect the development of electronic operating processes in the municipality of Enontekiö. Based on the results, there was a clear need and will status for an electronic signature in the municipality of Enontekiö. The introduction of electronic signature is believed to increase job efficiency and speed up service processes. Secure lifecycle management of documents was also found to improve with the introduction of electronic signature. Also, from a legislative perspective, the results showed that the introduction of electronic signature would develop municipal functions to meet the requirements of the law. Thus, the next logical step for the municipality of Enontekiö to develop information management is the introduction of electronic signature.